غفلت از سلامت کارکنان اداری/ استخوان درد؛ پیامد پشت میزنشینی

عوامل زیان آور محیط‌های کاری که سلامت پرسنل را به خطر می‌اندازد بسیار متعدد است اما در تحقیقها و پژوهشهای علمی انجام شده بیشتر عوامل فیزیکی مانند سر و صدا و نور، عوامل شیمیایی، عوامل بیولوژیک و عوامل ارگونومی مورد بررسی قرار گرفته است و عوامل روانی و تنشهای شغلی دیگر که گستردگی فراوان تری هم دارند و به ‌خصوص در محیط‌های اداری گسترش زیادی دارند تاکنون مورد بررسی دقیق قرار نگرفته است.

نقش دولت در تامین سلامت کارمندان

مديريت زمان

چكيدهاستفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتي اجتناب ناپذير براي موفقيت در عرصه كار و زندگي است. مديريت زمان شامل مجموعه‌اي از مهارتها براي كنترل كردن و استفاده بهتر از زمان است. اين مقاله به تشريح مفاهيم و اصول مديريت زمان پرداخته و فنون و ابزاري را براي مديريت زمان در محيط زندگي و كار ارائه مي‌كند.

كليدواژه : مديريت زمان

1 - مقدمه راه‌هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد. براي قرنها مردم از حركت ماه، ساعت آفتابي، اذان،‌ زنگ كليسا براي تنظيم برنامه‌ زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعت‌هايي را براي تنظيم فعاليت‌هاي خود ساختند. در طول تاريخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند «وقت طلاست» گوياي اين توجه است. جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري‌هاي نو محيطي فراهم آورده‌اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي‌توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز ‌به ‌روز بيشتر مي‌شود.

اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده ‌است اين احساس را براي او به وجود آورده ‌است كه از زمان عقب مي‌ماند و نمي‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گيرد. تاريخ به ما مي‌گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است، مسئله‌اي است كه فناوري آن را به وجود نياورده ‌است و آن را نمي‌تواند حل كند. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرايند‌هاي اداري، كمتر درپيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي‌شوند، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي‌توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه‌اي، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.

در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي‌كنيم. ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي‌كند كه درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي‌كند كه مي‌توانيد آنها را در حوزه‌هاي مديريت زمان در زندگي خود به كار بريد. پس از ارائه رهنمودهاي عمومي، به حوزه‌هاي مديريت زمان به صورت دقيق‌تر خواهيم پرداخت. ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي‌پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي‌دهيم.

2- اصول عمومي مديريت زمان مديريت زمان مجموعه‌اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي‌كنند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند كه مي‌توانند براي مديريت زمان در حوزه‌هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و كار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي‌دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.

احتمالاً روشن‌ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي‌دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه‌ريزي مؤثر هستند. گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي‌كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران كار كنند.

ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه‌پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي كند. مديريت زمان كمك مي‌كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي‌دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي‌دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت‌ها را حذف كنيد. هم‌چنين مديريت زمان به شما كمك مي‌كند كه از طريق حذف مزاحمت‌ها و فعاليت‌هاي غيرضروري، مدت زماني كه واقعاً كار مي‌كنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است. كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي‌شود.

2-1- چگونه وقت خود را مي‌گذرانيد؟

وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي‌هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي‌كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي‌كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي‌توانيد از يك دفتر يادداشت، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه‌ريزي با بخش‌هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي‌دهيد بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي‌حال و ...) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي‌دهيد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.

پس از ثبت فعاليت‌ها براي چندين روز، يادداشت‌ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت‌هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي‌شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت‌ها، فعاليت‌هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده‌ايد. وقتي اين فعاليت‌ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان‌بر نيستند اما وقتي دسته‌بندي شوند، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدي، يعني اولويت‌بندي فعاليت‌ها، به شما كمك خواهد كرد.

2-2- اولويت‌بندي فعاليت‌ها

اولويت‌بندي يكي از مهمترين قدم‌هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي‌كند كه موارد زمان‌بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي‌دهند و نه كمك مي‌كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت‌‌بندي را آغاز كنيد.

براي تصميم‌گيري در خصوص فعاليت‌هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت‌هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه‌اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي‌دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي‌بريد.

در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت‌هايي بيش از آنچه مي‌توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي‌بريد و آنها را خوب انجام مي‌دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت‌هاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت‌هايي را كه بيش از توان خود مي‌دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت‌ها كاهش داديد، زمان برنامه‌ريزي فرا مي‌رسد.

2-3- برنامه‌ريزي

برنامه‌ريزي در زندگي شخصي و حرفه‌اي متفاوت از هم انجام مي‌شوند. در برنامه‌ريزي شخصي، برنامه‌ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست‌يابي به اهداف انجام مي‌شود. در برنامه‌ريزي حرفه‌اي،‌ برنامه‌ريزي پروژه‌‌محور است. برنامه‌ريزي پروژه بايد از طريق نرم‌افزارهاي برنامه‌ريزي رسمي انجام شود.

روش برنامه‌ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامه‌ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت‌هاي خود دست يابيد.

دوم، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حد‌اكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت‌تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه‌ريزي شما مي‌پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي‌توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي‌دهد.2-4- نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگيري كنيد.

همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد. بازديدكنندگان مي‌توانند موجب به هم‌ريختگي شوند كه در نهايت منجر به كاهش بهره‌وري مي‌شود. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي‌توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد. هر روشي كه به كار مي‌بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.

راه ديگر براي كاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌هاي تلفني مي‌توانند خيلي وقت‌گير باشند. تماس‌هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز‌مي‌دارند. تماس‌هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغام‌هاي دريافتي را چك كنيد.2-4-2- كنترل كنيدكارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي‌دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويت‌بندي كنيد. با انجام اين عمل،‌ شما مي‌توانيد روز خود را كنترل كنيد. شما ابزاري داريد كه مي‌توانيد از كارهاي غيرضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت‌بندي كنيد. پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي‌دهيد. هم‌چنين شما مي‌دانيد كه چه فعاليت‌هايي را انجام نداده‌ايد و مي‌توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأكيد كنيد نه مشغول بودن تمركز بر بهره‌وري كيفيت كار و عملكرد را افزايش مي‌دهد. تهيه يك فهرست اولويت‌بندي شده از كارها به شما كمك مي‌كند كه بهره‌ور باشيد. تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك مي‌كند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.2-4-4- سرعت خود را تنظيم كنيد مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي‌كنيد تنظيم كنيد. از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي‌كنيد مي‌توانيد ادامه دهيد. خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.3- مديريت زمان شخصيمديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه‌اي از زمان روزانه را صرف مي‌كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت‌بندي اهداف شخصي مي‌تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت‌هاي اولويت‌دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما كمك مي‌كند كه اهداف شخصي خود را اولويت‌بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش «فقط بگو نه» را ياد مي‌گيريد كه به شما در سبك كردن زمانبندي كمك مي‌كند. اين بخش هم‌چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي‌دهد. 3-1- فقط بگو «نه» در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه «نه» مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي‌شود. به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت‌هاي شخصي ضروري است.

چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت‌هايي به عهده داريد كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي‌آورد. شما متعجب خواهيد شد كه مي‌بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي‌شود.3-2- اهداف شخصي3-2-1- هدفگذاري كنيد وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر «نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست‌يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند. اهداف به ما كمك مي‌كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش‌هايمان، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش،‌ به خود اجازه مي‌دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه‌ريزي كنيد.اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل‌تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرايند كند است اما به شما كمك مي‌كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت‌آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.3-2-2- اهداف خود را اولويت‌بندي كنيدوقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت‌بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت‌بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي‌پريم اگر چه دوباره مجبور مي‌شويم كه برگرديم.

اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي‌توانند به تعويق بيافتند. اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي‌توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت‌بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي‌گويد كه «انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست».اقتصاددان ايتاليايي، ويلفردو پارتو، قانوني در اولويت‌بندي دارد. قانون پارتو مي‌گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش‌هايي حاصل مي‌شود كه انجام مي‌دهيم. براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت‌بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي‌توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي‌كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود (بخش 2-1) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي‌شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه‌هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي‌شود. قانون پارتو را براي اولويت‌بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.3-3- تعلل وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت‌بندي كرديد، مي‌توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده‌ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي‌توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي‌شود.با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.

وقتي با كار بزرگي روبرو مي‌شويد آن را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي‌آورد كه اجزاء كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.

3-4- مزاحمت كمال‌گرايي

وقتي هدفگذاري و اولويت‌بندي كرديد، بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي‌كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال‌گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي‌تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي‌شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده‌ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم. وقتي كاري را انجام داديد، شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم‌تر و شاد‌تري خواهيم داشت.

3-5- وقت گذاشتن براي همسر

زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه‌ها وقتي است كه با همسر خود مي‌گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي‌كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي‌دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش درمي‌يابند كه مي‌شد از آنها جلوگيري كرد. اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي‌دهيم زيرا عادت كرده‌ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري، همسر ما عذر ما را مي‌پذيرد.

چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است.

3-6- كارهاي مربوط به خانه

هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت‌ها مي‌توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه‌ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت‌ها در زندگي پيچيده امروزي، بيشتر مردم نمي‌توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي‌توانيد همه اين كارها را انجام دهيد، اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.

3-7- وقت گذاشتن براي فرزندان

همه قبول دارند كه قراردادن فرزندان در اولويت‌هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه‌اي از شما مي‌گيرند و لازم است كه ديگر اولويت‌ها را همراه با اين موضوع برنامه‌ريزي كنيد.

مي‌توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي‌دهيم. بچه‌ها از مسئوليت لذت مي‌برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت‌هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي‌توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد. انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان، استرس شما را كاهش مي‌دهد. تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال‌هاي بعد افزايش مي‌دهد.

نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه‌اي برنامه‌ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي‌توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه‌هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي‌شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت‌ها توجه داشته باشيد.

3-8- مديريت ميز كار

آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي‌گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت‌هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي‌توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي‌توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش‌هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هريك را انجام دهيد.

روشي كه اتاق كار خود را براساس نيازها ترتيب مي‌دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين‌ترين حد لازم باشند، اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي‌كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي‌شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد. از ميزهاي داراي چند كشو  و فايل‌هاي بايگاني مي‌توانيد استفاده كنيد.

متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه‌اي باشد كه به شكل مناسب درآن جاي‌ گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه‌اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه‌ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي‌توانيد بر كار خود تمركز كنيد.

بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي‌كنيم. روشنايي مناسب، كارايي را بالا مي‌برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه‌ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس‌ها و درخشندگي‌ها به حداقل برسند.

ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي‌توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. از يك تقويم ديواري با جدول‌بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي‌توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد. حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم‌افزارهاي كامپيوتري نيز مي‌توانيد استفاده كنيد.

4- مديريت زمان و كسب وكار

محيط كسب و كار امروز را مي‌توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي‌پذيرد و روش‌هاي سنتي، طول عمر كوتاهتري پيدا مي‌كنند. خبر تازه امروز، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي‌شود و كساني كه با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند. شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد.

بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه مي‌توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت‌بخش پايين بياوريم. متأسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي‌تواند آن را كنترل كند. به خاطر اين شرايط غيرقابل كنترل، بايد با زمان كار كنيم. درك محدوديت‌هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي‌كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم.

روشي كه شما زمان خود را استفاده مي‌كنيد تعيين‌كننده موفقيت شماست. با اين حال، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه‌اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد. در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي‌كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهند كرد. اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه‌اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.

4-1- مديريت زمان در كار

رهنمودهاي كلي كه قبلاً گفته شد مي‌توانند در محل كار شما به كار روند. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت، اولويت‌بندي فعاليت‌ها و برنامه‌ريزي است.

4-2- كار درست را در زمان درست انجام دهيد

حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي‌توان هر كاري را سر وقت انجام داد. اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي‌توان به تأخير انداخت. بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان، يك فهرست اولويت‌بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي‌دهيم. انجام كارها براساس اولويت كمك مي‌كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.

4-3- قبل از ترك دفتر فهرست كارهاي فردا را مرور كنيد

فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد. كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت‌بندي كنيد. هنگام اولويت‌بندي موضوعات اصلي، كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي‌كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد. اين كار باعث مي‌شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر كار مي‌كنيد، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هريك مي‌دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند.

4-4- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد

با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته‌ايد، انگيزش بالا داشته‌ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده‌ايد را بشماريد. اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل‌ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.

4-5- از جلسات حداكثر استفاده را ببريد

براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره‌اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث‌هاي مختلف پر مي‌شود. بنابراين جلسات را براساس نياز تشكيل دهيد نه براساس قاعده. دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است. دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزه‌هاي بحث بايد اولويت‌بندي شوند. جلسات ساخت‌يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي‌كنند. اين كار منجر به جلسات كوتاه‌تر و پربارتر مي‌شود. توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه، به افراد اين امكان را مي‌دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند. اين اقدامات باعث مي‌شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده‌تر شوند.

سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت. براي مثال، اگر شما مي‌دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي‌شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند. نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غيرمعمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي‌شويد.

4-6- به صورت مؤثر تفويض كنيد

تفويض زمان بيشتري ايجاد مي‌كند. اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست. در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند. اين به چند دليل رخ مي‌دهد. گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي‌كشد. اما اگر آينده‌نگر باشيد متوجه مي‌شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيد مي‌توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد. دليل ديگر عدم تفويض كمال‌گرايي است. وقتي تفويض مي‌كنيد به افراد اجازه مي‌دهيد كه اشتباه كنند. اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي‌گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند. دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است. اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود. به چيزي كه از تفويض بدست مي‌آوريد فكر كنيد نه به چيزي كه از دست مي‌دهيد.

وقتي توانستيد بر ترس‌هاي خود از تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثربخش تفويض كنيد. ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود. به فهرست اولويت‌بندي شده كارها نگاه كنيد. اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي‌كند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد. بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد. كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد. قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد. كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد. دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي‌دهد.

4-7- ميز خود را مرتب كنيد فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي‌كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي‌گردد. عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز، كاغذ است. كاغذها بايد دسته‌بندي و بايگاني شوند،‌ يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند. نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد. بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد. مرتب كردن ميز كافي نيست، هر روز آن را تميز كنيد. مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي‌كند.

4-8- روش‌ها را مناسب خود تطبيق دهيد

توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان،‌ بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.    

استراتژی‌های استفاده زمان

* طول مدت مطالعه را تعیین کنید
آیا 50 دقیقه برای شما مناسب است؟ معمولا بعد از چه مدت مطالعه احساس خستگی می کنید؟
بعضی از افراد به وقفه های مکرر در حین مطالعه بنا به دلایل مختلف نیاز دارند.
دروس مشکل تر هم به وقفه های مکرر بیشتری احتیاج دارند.
ببینید بهترین طول مدت مطالعه برای شما چقدر است و در برنامه‌ریزی به آن توجه کنید.
* به طور هفتگی برنامه‌های بلندمدت خود را بازبینی کنید.
* تکالیف خود را اولویت بندی کنید.
موقع مطالعه، عادت کنید تا همیشه از مشکل ترین درس یا تکلیف شروع کنید.
* حتی‌الامکان مکان مطالعه عاری از عوامل حواس‌پرتی برای خود انتخاب و یا ایجاد کنید.
برای بیشترین تمرکز
* از "زمانهای مرده" استفاده کنید.
در مورد استفاده از زمان هنگام قدم زدن، رانندگی کردن و ... برای مطالعه فکر کنید.
* قبل از شروع کلاس مطالب درس را مرور کنید.
* بلافاصله بعد از کلاس محورهای صحبت استاد را مرور کنید.
(احتمال فراموشی در صورت مرور نکردن بیشتر از 24 ساعت بسیار زیاد است)
محاسبه کننده تکالیف دانشگاه مینسوتا را ببینید.
ضوابط و معیارهایی برای برنامه‌ریزی خود در نظر بگیرید که نیازهای درسی و غیردرسی شما را پوشش دهد.اصول کمکی موثر در برنامه‌ریزی:
* تهیه لیست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید(To Do list)
کارهایی که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید.
* برنامه‌ریزی روزانه/هفتگی
قرارهای ملاقات، کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید.
قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی که بیدار می شوید ببینید چه کارهایی را در پیش دارید.
* برنامه‌ریزی بلندمدت
از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامه‌ریزی روزانه برای شما آسان شود.
سایت مهارتهای مطالعه و یادگیری توسط Joe Landsberger به عنوان یک منبع عمومی/آموزشی رایگان نوشته و راه اندازی شده است. مطالب این سایت تاکنون به 28 زبان زنده دنیا ترجمه و در دسترس شمار زیادی از افراد در نقاط مختلف دنیا قرار گرفته است. بخش فارسی این سایت توسط احمد عزیزی، نيكو شامخي و سامان در حال ترجمه و تكميل است. حق استفاده، طبع و نشر مطالب این سایت به عنوان یک راهنمای مطالعه و یادگیری در محیط های آموزشی و هر جایی که به آموزش افراد کمک می کند

خلاصه:یا نیاز دارید که زمان خودتان را بیشتر برنامه ریزی کنید ؟
آیا می خواهید بیشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنید؟
آیا وقت زیادی را برای انجام کار کم هدرمی دهید؟
آیا وقت زیادی برای کاری می گذارید اما آن را نمی توانید تمام کنید ؟
اینها و صدها سوالات مشابه دیگری وجود دارند که شاید در ذهن شما باشد .
ما در این مقاله برآنیم تا 11 مورد ازمهمترین نکات مهم را که در مدیریت زمان مطرح است را برایتان بیان کنیم.
نکات زیادی در این مورد گفته شده است .اما ویژگی خاصی که این مقاله نسبت به دیگر مقاله ها دارد زود بازده بودن آن است و اینکه در مدت زمان اندک نتیجه فوق العاده بگیرید.

مقدمه:
توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .
نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:
1)بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .
2) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا" از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.
3) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .
توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .
4) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا"این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا" فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .
الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .
تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.
5) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .
از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما" استفاده کنید . مثل Out look

این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .
یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.
6) کارهای خود را اولویت بندی کنید .
اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .
7) تفویض اختیار کنید .
همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .
هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.
8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .
این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .
9) محدوده زمانی تعیین کنید .
بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و...

به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.
10) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .
اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .
همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .
11)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .
هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .
مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .
نتیجه گیری:
با پیروی از اصول مدیریت زمان ،مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .
مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.
گام موثر برای شروع مدیریت زمان

خلاصه:آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهای‌تان داشتید؟ آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری بپردازید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت که فکر می‌کنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
اگر با دیدن تیتر چشم‌های‌تان برق زد خوشحال باشید. در ادامه 11 قانون طلایی مدیریت زمان را که برگرفته از این مقاله فوق‌العاده است با هم مرور خواهیم کرد.

11 گام موثر برای شروع مدیریت زمان
پنجشنبه, شهریور 26م, 1388 | فرهنگ دیجیتال, نوشته های خارج از صفر و یک, گیک
آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهای‌تان داشتید؟ آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری بپردازید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک می‌کند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت که فکر می‌کنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
اگر با دیدن تیتر چشم‌های‌تان برق زد خوشحال باشید. در ادامه 11 قانون طلایی مدیریت زمان را که برگرفته از این مقاله فوق‌العاده است با هم مرور خواهیم کرد.
یک/ باور داشته باشید مدیریت زمان یک افسانه است!
خوب این خیلی عنوان خوبی برای اولین قانون یک مقاله درباره مدیریت زمان نیست. اما شما که نمی‌خواهید خود را گول بزنید؟ برای شروع باید باور داشته باشید شما به هیچ عنوان نمی‌توانید مدیریت زمان داشته باشید!
در واقع یک روز فقط و فقط 24 ساعت است و این 24 ساعت هم خواه ناخواه می‌گذرد. شما به جای تلاش برای مدیریت زمان، باید «خودتان را مدیریت کنید» برای انجام به موقع کارها. این راز بسیار مهم شما را وادار می‌کند به شخصیت خودتان دقیق‌تر بشوید.
دو/ به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف می‌کنید.
اولین قدم این است که به دنبال سارقین زمان بگردید. ببینید کجا وقت‌تان به صورت نادرست هدر میرود و شما نمی‌توانید از آن زمان‌ها استفاده مناسبی در جهت بهره‌وری ببرید.
خیلی وب‌گردی الکی می‌کنید؟ همیشه تلفن می‌سوزانید؟ به خداوندگار SMS تبدیل شدید؟ برای وقت‌گذاری کارتون‌هایی مانند فوتبالیست ها را هم نگاه می‌کنید؟ انتظار هم دارید وقت کم نیاورید؟ بحث طولانی می‌شود، برای همین توضیح روش‌های محاسبه وقت مصرفی برای کارهای روزمره را به نوشته‌های بعدی موکول می‌کنیم.
سه/ برای تلاش‌هایتان برای مدیریت زمان هدف بگذارید.
یادآوری می‌کنم، توجه مدیریت زمان روی تغییر رفتارهای شماست و نه تغییر زمان [گام شماره یک]. یکی از بهترین جاها برای شروع این تغییر رفتار تلاش برای حذف جاهایی است که وقت شما الکی تلف می‌شود [گام شماره دو]
برای مثلا یک هفته سعی کنید یک هدفی بگذارید و حتما هم انجامش بدهید. نگاه نکردن برنامه عمو پورنگ که سخت نیست! هدف می‌تواند نزدن SMS برای یک هفته باشد.
چهار/ برنامه‌های مدیریت زمان‌تان را اجرایی و گسترده کنید.
این شاید یک جورهایی با گام شماره سه از یک رده باشند. شما توانستید یک هدف را برای یک مدت محدود تنظیم کنید و به آن عمل کنید. در این گام شما باید یک خورده به خودتان فشار بیاورید. نترسید به ذخایر چربی شما آسیبی وارد نمی‌شود.
شما کم‌کم باید این زمان‌های محدود را افزایش بدهید و در عین حال تعداد اهداف را هم زیاد کنید. برای مثال برای یک ماه نه SMS بزنید. نه برنامه‌های وقت‌گیر و بعضا وقت تلف‌کن تلوزیون را نگاه کنید. نه وبگردی بیهوده کنید و نه …
طبیعتا وقتی قدم سوم را با موفقیت برداشتید با کمی تلاش این قسمت را هم می‌توانید پشت سر بگذارید. هر چند شاید خیلی ساده به نظر نرسد!
پنج/ از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.
خوب بدیهی است که حتی یک برگ کاغذ هم می‌تواند ابزار مدیریت زمان باشد، اگر شما کارهای‌تان را مرتب و منظم روی آن بنویسید و تحلیل کنید. در حقیقت قسمت مهم کار هم همین جاست.
چه نرم افزارهای بسیار پیشرفته و چه Outlook ساده همه می‌توانند شما را در رسیدن به مقصودتان کمک کنند. مهم این است که شما خودتان بتوانید به نوبه خودتان کمک کنید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد زمان بندی روزانه خودتان را بنویسید و کلاه‌تان را قاضی کنید ببینید کجای کار را اشتباه کردید و کجاها را هم درست رفتید. پشت گوش نندازید خیلی زود عیب و ایرادهای کارتان را متوجه می‌شوید.
میان‌نوشت: اگر شما در سایت یا وبلاگ‌تان چنین ابزارهایی را معرفی کرده‌اید برای اضافه شدن به این مقاله لطفا اطلاع بدهید.
شش/ بی‌رحمانه اولویت‌ بندی کنید.
ممکن است شما 10 تا کار داشته باشید. آیا شما انسانی هستید که بتوانید در یک لحظه هر 10 کار را انجام دهید؟ اگر می‌توانید انسان نیستید. فرشته‌ای چیزی هستید احتمالا!
کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید. مسلما به کارهایی برمی‌خورید که سریع‌تر باید انجام شوند یا کارهایی که اگر عقب بیافتند ضرر بیشتری را به شما تحمیل می‌کنند. یادتان باشد اگر اشتباه اولویت‌بندی کنید ضرر می‌کنید پس برای جلوگیری از آسیب‌های زمانی هم که شده است بی‌رحم و خشن باشید.
هفت/ «به دیگران محول کردن» را یاد بگیرید.
این بیشتر برای بیزینس و مدیریت تجاری کاربرد دارد اما می‌شود به زندگی شخصی هم تعمیمش داد. مهم نیست شرکت شکت چقدر کوچک است؟ بزرگ است که بحثش کلا جداست!
شما مدیر شرکت هستید و نه کسی که بخواهد همه فن حریفی خود را به رخ دیگران بکشد. سعی کنید یاد بگیرید چطور بار کارها را میان افرادی که سوپروایزر یا سرپرستشان هستید تقسیم کنید. Decide To Delegate یک منبع انگلیسی خوب برای آشنایی با مبانی تقسیم کار به این سبک است.
هشت/ یک برنامه روزمره تنظیم کنیم.
یک برنامه روزمره برای خودتان درست کنید. برای مثال فکر کنید صبح که بیدار شدید کار شماره یک را بکنید ( مثلا ایمیل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنید ( مثلا رفتن به بانک برای امور مالی ) و … در آخر هم یک برنامه جمع‌بندی داشته باشید
[گام شماره پنج ].
در مواقع پیدایش بحران‌های زمانی اگر بتوانید هر چه بیشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانید، کمتر دچار مشکل می‌شوید. حالا شما کم‌کم به یک مدیر زمان موفق تبدیل می‌شوید.
نهم/ عادت بدهید به قرار دادن زمان‌های محدودی در میانه فعالیت‌ها
خودتان را عادت بدهید بین کارهایی که می‌کنید یک زمان محدود هم در نظر بگیرید برای یک سری کارهای خاص. بگذارید مثال بزنم.
شما نمی‌توانید کل روز را به ایمیل جواب دادن بگذرانید. ولی می‌توانید بین فعالیت‌های‌تان زمان‌های کوتاه 15 دقیقه‌ای به پاسخ دادن به Email اختصاص بدهید. همان 15 دقیقه هم باید اصولی پاسخ داد و بی‌جهت ایمیل چک کردن را کش نداد! یک زمانی قصد داشتم یک راهنمای سریع ایمیل پاسخ دادن هم بنویسم ولی از آنجایی که حدس می‌زنم اکثر شما تعداد ایمیل‌تان بسیار کم ( مثلا 7 یا 8 ) در روز باشد زیاد کاربردی نمی‌شود.
دهم/ مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است.
از کودکی همیشه به ما یاد داده‌اند که هر چیز را که بر می‌دارید سر جای خود بگذارید یا همه چیز را در جای مناسب خود قرار دهید اما ما وقتی کمی مشغولیت پیدا می‌کنیم دیگر این دو اصل را فراموش می‌کنیم. برای مثال همیشه به دنبال فایل‌ها در کامپیوتر خود می‌گردیم در حالی که اگر یک بار آنها را در کامپیوتر مرتب کرده بودیم و نظم بخشیده بودیم دیگر هر بار این همه دچار اتلاف وقت نبودیم. همین را تعمیم بدهید به چیزهای دیگر در محیط کار.
نظم و ترتیب بزرگترین عامل در جلوگیری از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زیردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتی مادر آنها هستید یا کارگران وقتی سرکارگر هستید ) یاد دهید چگونه با نظم در بهینه‌سازی وقت کل سیستم یاری‌گر باشند.
یازدهم/ وقت‌تان را طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید.
شما می‌توانید به مطب دندان‌ پزشک تان بروید و منتظر بمانید تا وقت ویزیت‌تان برسد. اما راستش را بخواهید شما اصلا نیازی ندارید بروید آنجا و با انگشت‌های‌تان بازی کنید یا مجلاتی بخوانید که تاریخشان حداقل برای سال 85 است.
با موبایل یا PDA یک لیست از کارهایی که باید بکنید درست کنید. برای یک زن خانه‌دار این می‌تواند خرید مایحتاج، تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهای خانه، رفتن دنبال بچه‌ها یا کارهایی از این دست باشد که بعضا بسیار وقت‌گیر هم هست.
حالا خیلی راحت‌تر هستید که طوری برنامه‌ریزی کنید در صف یا انتظار نایستید یا حداقل از قبل بتوانید پیش‌بینی درستی از شرایط پیش رو داشته باشید. تکنولوژی به کمک شما می‌آید.
دیگر شما هستید که باید تلاش کنید این 11 گام را به ترتیب در زندگی پیاده کنید و تاثیرات شگفت‌انگیز آن را در طولانی مدت ببینید. اگر ببینم به چنین پست‌هایی علاقه دارید ( با بررسی Share و Like‌ها و نظرات محبت‌آمیز شما ) این مبحث را هم سعی می‌کنم بیشتر توی این وبلاگ پیگیری کنیم.
شما هم می‌توانید از تجربیات خود در زمینه مدیریت زمان برای ما بنویسید و به عنوان پست مهمان برای انتشار در اینجا ارسال کنید [اطلاعات بیشتر درباره پست مهمان]
زمان را مدیریت نکنید. خودتان را مدیریت کنید ای اربابان ثانیه‌ها

مهندسی ارزش و مدیریت ارزش و کیفیت

چکیده:
از زمان ایجاد آنالیز ارزش این فرایند در زمینه های گوناگونی به کار گرفته شده است. از جمله ی این زمینه ها مقوله مهندسی و مدیریت می باشد. این رویکرد (مهندسی ارزش و آنالیز ارزش ) به دلیل برخورداری از تکنیکها و ابزارهای خلاق و اثربخش با به کارگیری در فرایند مدیریت رویکرد کارآمدی را به وجود آورده که این رویکرد نوین مدیریت ارزش نامیده شده است.در این مقاله قصد بر این است که به صورت گذرا آنالیز و مهندسی ارزش مورد بررسی قرار گرفته و ارتباطمهندسی ارزش و TQMوISO9000وQFDوKAIZEN و مدیریت ارزش به همراه برخی مفاهیم مرتبط با آن مورد بحث قرار گیرد.
واژه های کلیدی:
مدیریت ارزش و کیفیت - KAIZEN- ISO 9000- QFD- TQM
1- مقدمه ای بر مهندسی ارزش
در طول جنگ جهانی دوم و به دلیل شرایط ایجاد شده ی ناشی از جنگ شرکتهای تولیدی با بحران کمبود مواد اولیه مواجه شده بودند و به ناچار و برای حفظ بقای خود به استفاده از مواد جایگزین مبادرت می ورزیدند.در اواخر جنگ فردی به نام هری ارلیچر (harry erlicher) مسئول برنامه ریزی برای کاهش هزینه های محصولات شرکت جنرال الکتریک (GE) گردید. او مشاهده کرد که برخی مواد اولیه جایگزین مورد استفاده باعث تولید محصولاتی گشته اند که نسبت به محصولات تولیدی از مواد اصلی با کیفیت تر ولی ارزانتر هستند.این موضوع انگیزه ای شد تا وی در جستجوی روشی برآید که به صورت هوشمندانه و آگاهانه با جایگزینی مواد و قطعات اصلی با مواد و قطعات جدید باعث شد که هزینه ی محصولات کاهش یابد بدون آنکه به جنبه های مثبت آنها لطمه وارد شود.
مهندسی جوان به نام مایلز(MILES) که در آن زمان در شرکت جنرال الکتریک مشغول به کار بود نگرش ارلیچر را ادامه داد. وی روشی را توسعه داد که در آن تیمهایی از افراد طراحی محصولات شرکت را مجددا بررسی می کردند. او یک منطق سوالی را توسعه داد که به وسیله ی آن افراد می توانستند عملکرد مولفه های مختلف طرح را شناسایی کنند.مایلز تیمها را ترغیب می کرد تا به بررسی این موضوع بپردازند که آیا امکان جایگزینی به جای روشهای قدیمی تر وجود دارد یا نه. این نوع جایگزینی , اصطلاحا جایگزینی عملکرد ( function substitution) نام گرفت که در آن مواد ارزانتری که عملکرد مواد اصلی را به طور کامل تامین کنند, در محصول و فرایند تولید استفاده می شوند.
مهندسی ارزش فرایندی است که درآن یک تیم طراحی, که به آنها آنالیز ارزش آموزش داده شده است, برای طراحی محصولات , خدمات و فرایندهای جدید , به کار گرفته می شوند.اصطلاحات آنالیز ارزش و مهندسی ارزش متفاوت بوده و نباید با هم اشتباه گرفته شوند.در بازار امروز مهندسی ارزش ثابت کرده که یک ریسک قابل اعتماد است.مهندسی ارزش هزینه ساخت و تهیه را به طور متوسط از 15 تا 25 درصد( با احتساب هزینه بکارگیری روش) کاهش داده است. مهندسی ارزش به طور پیوسته بازگشت سرمایه تحقیق را به نسبت 1 به 10 ایجاد کرده است.
Y.monden در کتابش (مدیریت هزینه در عصر جدید تولید , ابداع در صنعت خودروی ژاپن ) نشان داده که چگونه مهندسی ارزش توانسته به طور هماهنگ بر مدیریت هزینه تویوتا تاثیر مثبت گذارد.

مفهوم ارزش:

در فرهنگ لغات معانی مختلفی از قبیل بها, اعتبار, کارائی و یا آنچه که منجر به یک چیز مطلوب یا مفید می گردد و مانند اینها برای ارزش تعریف شده است. از ؟آنجا که ارزش از یک طرف یک کیفیت ذهنی مانند ظاهر , سبک وغیره است که توسط احساسات تعیین می گردد در نتیجه مفهومی است که براحتی قابل تعریف نمی باشد.
تفاوت بین بها یعنی مقبولیتی که محصول از دید مشتری دارد و قیمت یعنی مبلغی که مشتری بابت محصول می پردازد, معیار ارزش برای مشتری است.
هدف یک کارخانه و یا یک شرکت تهیه محصول و یا خدماتی است که دارای ارزش اقتصادی برای مشتری باشد تا بتوانند به سود دست یابند. یک مصرف کننده و یا خریدار , کالا و سرویسی را به این دلیل می خرد تا عملکردی را که مورد نیاز اوست برایش انجام دهد. مشتری ارزش کالا را زمانی مناسب تلقی خواهد کرد که عملکرد مورد نیاز اورا با قیمت پایین انجام دهد.او ارزش کالا را اگر محصول, عملکرد مورد نیاز اورا انجام ندهد ویا بهایش بالا باشد ویا در حین عملکرد دچار مشکل گردد, مناسب تلقی نخواهد کرد.ارزش بالا را با سه عامل و شاخص عمده (عملکرد, هزینه, کیفیت) تعیین می کنند.
مشتری دوست دارد که برگشت خوبی برای پولش داشته باشد. هر چه این برگشت بیشتر و سریع تر باشد بهتر است.اگر مطمئن هم باشد عالی است.بنابراین سه عامل مرتبط با مفهوم ارزش به صورت (هرچه بیشتر), (هرچه سریعتر), (هرچه مطمئن تر) بیان می شود.در صورتی که عملکرد تغییری نکند, ارزش با هزینه , نسبت معکوس دارد. همچنین افزایش در ارزش لزوما کاهش در هزینه را به دنبال ندارد. چرا که با افزایش عملکرد نیز به شرط اینکه توسعه یا بهبود عملکرد مطلوب باشد می توان به این نتیجه رسید.چگونگی ارتقائ ارزش:برای اینکه بدانیم چگونه ارزش یک محصول و یا خدمت را ارتقا دهیم , اولین و مهمترین موضوع این است که دلایل پایین بودن ارزش را بدانیم. سپس می توان یک تحلیل مناسب برای بررسی و ارزیابی ارزش ارائه نمود و کوششهای لازم برای فایق آمدن بر مساله را مشخص کرد.
دلایل پایین بودن ارزش:

1- نبودن اطلاعات کافی
2- نبودن ایده های خلاق
3- کمبود زمان
4- کیفیت پایین
5- عقاید صادقانه ولی نادرست
6- ریسک گریزی
7- عدم تمایل به راهنمایی و مشاوره دیگران
8- تغییر در شرایط
9- ارتباط ضعیف
10- عدم تجربه کافی و عدم آگاهی از تغییرات فناوری روز
11- تمایل به تطابق شرایط

چگونه ارزش اضافه کنیم:
هر نوع دلیلی که مطرح شد در زمینه پایین بودن ارزش اگر بهبود داده شود می تواند باعث افزایش ارزش شود. یعنی به طریق زیر:
1) رسیدن به عملکرد معادل و یا بهتر با هزینه کمتر و بالا بردن عملکرد
2) دسترسی به اندازه, ظاهر, جذابیت, و بهبود وضعیت محصول
3) نگهداری سطح کیفیت با هزینه کمتر
4) شناسایی , جداسازی حذف هزینه های غیر ضروری و غیره
مهندسی ارزش:مهندسی ارزش, تحلیل ارزش, مدیریت ارزش و..... یک روش بسیار قدرتمند مطرح است که برای اصلاح و بهبود تیمها مورد استفاده قرار می گیرد. بهبود از آنچه که تا کنون بوده است به آنچه که باید باشد. منظور از بهبود , بهبود در طراحی , عملکرد, طول عمر, قابلیت تولید, قابلیت نگهداری, خدمات و ضمانت, شکل, خصوصیات, کیفیت و غیره می باشد.
به عبارت بهتر کیفیت مستمر, اعتقادی که وجود دارد این است که همیشه یک راه حل بهتر و موثر برای انجام کارها وجود دارد. هدف مهندسی ارزش پیدا کردن این راه است. مهندسی ارزش در کلیه مراحل دخالت دارد. این مراحل, از ابتدا تا تولید محصول نهایی را در بر می گیرد یعنی بدین گونه نیست که فقط محصول نهایی را بررسی کنیم. بلکه باید به طور مستمر تمام طول پروسه تولیدی را از ابتدا تا انتها به صورت کامل بررسی کنیم .یعنی دنبال این هستیم که محصولی با هزینه کم بسازیم بدون اینکه به خصوصیات اصلی و عمده آن صدمه ای وارد ؟آید. هر اقدامی که صورت می گیردباید توجیه اقتصادی داشته باشد. سه فاکتور عمده در مهندسی ارزش بررسی می شود که عبارتند از: عملکرد, هزینه , کیفیت .
ما در مهندسی ارزش دنبال آن هستیم که هزینه را کاهش دهیم به طوری که به عملکرد اصلی محصول صدمه ای وارد نشود. در حالی که کیفیت حفظ شده یا افزایش یابد.در این قسمت لازم است توضیحی و تعریفی از سه فاکتور داشته باشیم.عملکرد: آنچه که باعث می شود یک محصول به فروش برسد, عملکرد طبیعی یا شاخص انجام شده است که توسط محصول و یا خدمت صورت می گیرد. دو نوع عملکرد وجود دارد: عملکرد اصلی و عملکرد فرعی. فرض کنید در کالایی مثل خودکار چند نوع عملکرد وجود دارد. منتها عملکرد اصلی آن نوشتن است که اگر آن را نداشته باشد به فروش نمی رسد حتی اگر عملکردهای فرعی آن رعایت شده باشند. عملکردی که در مهندسی ارزش مورد توجه قرار می گیرد همان عملکرد اصلی است. هزینه: مجموع هزینه هایی است که در رابطه با مواد, طراحی, کار یا بالاسری به یک محصول و یا خدمت تخصیص داده می شود. برخی از هزینه ها ممکن است اضافی و غیر ضروری باشند. در مهندسی ارزش باید این هزینه ها شناسایی شوند یعنی از ابتدای پروسه تولیدی تا انتهای آن که منجر به تولید محصول نهایی می شود کاملا بررسی شود و هر جا که دیدیم هزینه ای اضافی است حذف کنیم یعنی اگر دیدیم که توجیه اقتصادی ندارد آن را حذف کنیم.
برنامه کاری مهندسی ارزش:برنامه کاری مهندسی ارزش از هفت فاز تشکیل شده است:
فاز عمومی          فاز عملکرد         فاز خلاقیت        فاز ارزیابی           فاز بررسی و توسعه            فاز توصیه
این برنامه بر اساس واقعیت است و در نتیجه به تصمیمات واقعی تری نزدیکتر می باشد.
در فاز اجرا , گزینه پیشنهادی برای تغییر و افزایش ارزش به عنوان برنامه تغییر از طریق مهندسی ارزش (VECP) (VALUE ENGINEERING CHANGE PLAN) به مدیریت برای تایید نهایی و اجرا ارائه می شود.
VECP باید دقیق, دارای مقایسه قبل و بعد, هزینه , مزایا و معایب, چگونگی فایق آمدن بر موانع, برنامه اجرا و همچنین قدردانی از دیگران باشد. همچنین حاوی اطلاعات کافی برای تصمیم گیرنده برای تعیین نوع عملی که در اجرا باید صورت بگیرد.
مهندسی ارزش و کیفیت:
تقابل یا تکامل
همانگونه که دکتر ادوارد دمینگ پدر کیفیت آن را توضیح می دهد کیفیت آن چیزی است که به فروش می رسد و به سوالاتی از قبیل نیازهای مشتری کدامند, چه چیزی ارائه شده است که او می تواند از آن استفاده کند و چه چیزی برای مشتری نفع دارد پاسخ می دهد.در واقع این کیفیت است که رضایت مشتری را به دنبال دارد و موجب می شود که در رقابت پیروز شویم. رضایت مشتری زمانی جلب می شود که روی کلیه جنبه های محصول یا خدمت که برای مشتری معنی دار است دقت شود. کیفیت معیار ارزشهای کاربردی است و در قلب خواسته های مشتری قرار دارد و انعکاس دهنده قدرت می باشد.
در جدول مقایسه ای بین تفکر مدیریت مرسوم و تفکر مدیریت جامع انجام شده است.
مقایسه بین تفکر مدیریت مرسوم و مدیریت جامع:

تفکر مدیریت مرسوم
بهبود کیفیت , هزینه بر و زمان بر است.
کار مجموعه ای ازرویدادهااست: (بازاریابی و عملیات و غیره
کمیت به اندازه کیفیت مهم است.
95% خیلی زیاد است.
کیفیت نتیجه بازرسی بهتر است.
تهیه کنندگان را باید سرانگشت نگهداریم.
برای رسیدن به کیفیت, افراد بیشتر و بهتری می خواهیم.
تفکر مدیریت جامع
بهبود کیفیت در وقت و هزینه صرفه جویی می کند.
کار یک فرایند به هم پیوسته است.
بدون کیفیت , کمیت فایده ندارد.
فقط 100% درست است.
کیفیت از همان ابتدا شروع می شود.
تهیه کنندگان باید بگونه ای فکر کنند که انگار شریک هستند.
کیفیت را می توانیم با همین افرادی که در اختیار داریم به دست آوریم. با رهبری صحیح و آموزش آنها

بررسی شرکت pitney bowes از 80000 مشتریان نشان داد که تنها 20% از مشتریان با رضایت مندی همیشه از این شرکت خرید می کنند. 79% از مشتریانی که خیلی راضی بودند به طور قطع از این شرکت خریداری نموده و قصد شان این بوده است که این شرکت تنها طرف معامله آنها باشد. چیزی که موجب تمایز مشتریان راضی و مشتریان خیلی راضی می شود نه کیفیت محصول است نه پاسخ زمانی و نه دقت صورت حساب بلکه فرد تماس گیرنده و یا فروشنده عامل اصلی است.
معیار اندازه گیری کیفیت از نظر مشتری , نگاهی است که مشتری به محصول دارد. طریقه ای هم که مشتری کالا را دریافت می کند بر روی کیفیت تاثیر عمده ای دارد. موانع, تنش ها, کرایه و غیره بر روی کیفیت تحویل دهی تاثیر می گذارد. از طرفی هر کسی کیفیت را به گونه ای تعریف می کند .این تعریف بستگی به زمینه فکری و کاری آنها دارد. برای مثال طراح ممکن است کیفیت را رسیدن به اهداف طراحی بداند در حالی که مدیر کیفیت , کیفیت را در حد مجاز بودن تلرانسها می داند. اگرچه سازنده ممکن است چیزی را کیفیت بداند که از نگاه او بهترین باشد ولی مشتری ممکن است به این موضوع اهمیت ندهد. مشتری کالایی را خوب می داند که هدف را برآورده سازد. ولی این تنها یک فاز در مورد پذیرش محصول است .مورد بعدی معقول بودن قیمت است. سپس مشتری به موارد بعدی می پردازد. مواردی که اصلا مهم نیستند ولی مکمل آنچه که مشتری می خواهد هستند. این موارد عبارتند از : قابلیت سرویس دهی , راحت بودن, قابلیت اطمینان, شکل ظاهری و غیره. حتی بسته بندی محصول نیز مهم است زیرا اولین چیزی است که مشتری می بیند. بحث دیگر در مورد کیفیت, در سیستم تولیدی است که کار کیفیت را با علاقه و شدت تمام دنبال نموده می خواهد به تطابق مناسب طراحی تجویز شده برسد. برای تطابق با طراحی 4 عنصر عمده روی تولید محصول تاثیر دارند: مواد, ماشین آلات, روشهاو نیروی انسانی. در این رابطه کیفیت را با تعداد اجزائ معیوب محصول تعیین می کنند.
این موضوع را می توان به گروههای اصلی و فرعی تقسیم بندی نمود. این نوع کنترل در صنایع هنوز هم مورد توجه است. سیستم ترکیبی از کنترل کیفیتQC)) , کنترل کیفیت آماری(SQC) , مدیریت کیفیت((QM , مدیریت کیفیت جامع(TQM) , تولید بدون نقص( ZD) و غیره می باشد.
بعضی وقتها عیوب کوچکی هستند که کیفیت را در چشم مشتری شکل می بخشند . در بسیاری موارد معیار میزان کیفیت محصول ممکن است بر اساس عملکرد یک جزئ کوچک سیستم باشد که اثری روی عمر و عملکرد نداشته باشد. مثلا ماشین لباسشویی را یک وسیله با کیفیت بهتر می دانیم اگر مصدای آن کم باشد. رفع عیوب کوچک ممکن است هزینه بالایی داشته باشد. در مهندسی ارزش هدف بهبود مستمر کل سیستم و نه صرفا کیفیت سیستم می باشد. گفتیم که تعاریف گوناگونی برای کیفیت وجود دارد. QFD به عنوان وسیله ای برای از بین بردن و یا حداقل, کاهش دادن اختلاف کیفیت مطرح می باشد. این روش خواسته های مشتری را به صورت شفاف و واضح مشخص و رتبه بندی می نماید. این روش همچنین روشهای فنی برای برطرف نمودن این نیازها را ارائه می کند و یک برنامه سازمان یافته برای کلیه افراد درگیر در پروژه تدوین می نماید. در حالی که مهمترین کاربرد QFD توسعه و ایجاد محصول می باشد., می توان آن را به روشهای مختلف مورد استفاده قرار داد و مزایای آن عبارتند از:
30% تا50% کاهش هزینه های طراحی, حدود 30% تا 50% چرخه طراحی کوتاه تر, 30% تا 60% کاهش هزینه در شروع کار, 20% تا 50% کاهش در هزینه تضمین.
رابطه مهندسی ارزش و ISO9000 :
زمانی که یک طرح پیش برنده در حال بررسی و اجرا می باشد توجه به کیفیت عالی واقعیتی است که باید به آن توجه شود. صرف داشتن گوتهی نامه های معتبر نظیر ISO9000 نمی تواند تضمین کننده کیفیت مطلوب برای محصولات باشد. البته با اجرای این سیستم, سطوح مختلف کیفی از این طریق تعیین و شیوه های اجرایی کار ها و رویکردهای مختلف مورد توجه قرار می گیرند.
در این راستا توجه به امر آموزش و فرهنگ عمومی برای حمایت و پشتیبانی از سیستم, امری حیاتی است. برنامه کاری مهندسی ارزش این قابلیت را دارد که بتوان به طور سازمان یافته نیازهای مشتری را ارزیابی و شناسایی کرد و در عین حال مشخص شود که چه کاری, در چه زمانی, ودر چه موقعیت مکانی باید انجام شود تا این نیازها به نحو مطلوب برآورده گردد. این امر مستلزم یک رویکرد گروهی برای حل مساله , تعریف مساله, تحلیل , جستجو برای راه حلهای خلاق, ارزیابی ایده ها, مستندسازی, پیگیری, ارزیابی, گزارش دهی, ممیزی و غیره است .
آنالیز عملکرد و ارتباط بین کارکردها:
از جمله موثرترینو کاراترین ابزار مهندسی ارزش (دیاگرام FAST) است که بعضا ثلث یا حتی نیمی از مقالاتی که در کنفرانس SAVE ارائه می شود در مورد استفاده یا عدم استفاده از آن , انواع آن و کاربردهای انواع آن در پروژه های مختلف می باشد. خواندن دیاگرام FAST از سمت راست پاسخ سوال چرا راروی کارکرد می دهد و خواندن آن از سمت چپ , پاسخ سوال چگونگی انجام کار را می دهد. کارکرد یا کارکردهایی که در سمت چپ خط چین (خط SCOPE ) آمده اند , را می توان هدف از انجام مهندسی ارزش و به عبارت صحیح تر کارکرد سطح بالای انجام مطالعه ارزش نامید.
مفهوم ارزش در مدیریت ( مدیریت ارزش
VM ابزاری قوی برای حل مساله است که می تواند هزینه ها را کاهش دهد, در حالی که عملکرد نیازهای کیفی را توسعه می بخشد, یا در همان سطح نگه می دارد.VM به سازمانها کمک می کند تا به طور موثر در بازارهای محلی, ملی و بین المللی از طریق موارد زیر به رقابت بپردازند:

• کاهش قیمت تمام شده
• افزایش سود
• بهبود کیفیت
• افزایش سهم بازار
• صرفه جویی در وقت
• حل مسائل

تصمیم گیری سازمانی : عبارتست از فرایند شناسایی و حل مسائل سازمان :این فرایند شامل دومرحله اساسی است . سازمانها ترکیبی از مدیرانی را در خود دارند که تصمیم گیری های عقلایی و یا شهودی انجام می دهند، با این تفاوت که در یک سازمان، تنها یک مدیر نیست که تصمیم می گیرد. در سازمانها علاوه بر مدیران متعدد، در شناخت مسئله و راه حل های آن تعدادی از بخش ها و ادارات، نظرات متفاوت و حتی سازمان های دیگر دخالت دارند. ساختار داخلی سازمان و درجه ثبات محیط خارجی سازمان نیز بر تصمیم گیری سازمانی موثرند.[1] سه دسته فرآیندهای مربوط به تصمیم یگری سازمانی وجود دارد که عبارتند از رهیافت علمی مدیریت، مدل کارنگی، و مدل ظرف زباله.
رهیافت علمی مدیریت، به نوعی دنباله و تعمبم روش عقلایی تصمیم گیری است. این روش در خلال جنگ جهانی دوم شکل گرفت. در آنزمان استفاده از ریاضیات و آمار برای مسائل بزرگ نظامی مطرح شد و تحقیق در عملیات بعنوان یک علم جدید در توسعه سلاح ها و سیستم های جنگی موثر گشت[1]. علم مدیریت یکی از ابزارهای مناسب برای تصمیم گیری سازمانی است در زمانی که مسئله قابل تجزیه و تحلیل و متغیرها قابل شناسایی و اندازه گیری هستند[2]. البته این روش دارای اشکالاتی نیز می باشد. بعنوان مثال، عدم وجود جایگاهی برای قضاوت و اعمال دیدگاه های انسانی یکی از نقاط ضعف است، زیرا بهرصورت، اطلاعات کمی نمی تواند تمامی مشخصات یک سیستم را به تصمیم گیر منتقل نماید.[3]
مدل کارنگی، مبنایی است که متفکرانی همچون هربرت سایمون، جیمز مارچ و ریچارد سایرت در زمانی که در دانشگاه ملون-کارنگی بودند بر روی آنکار نمودند. این روش تا حدودی توسعه دادن روش های مربوط به رهیافت عقلایی محدود در تصمیم گیری فردی اما در سطح تصمیم گیری سازمانی است. تا قبل از تحقیقات این گروه، این چنین تصور می گردید که مثلا در تصمیم گیری اقتصادی، شرکت های بازرگانی بعنوان یک واحد یکپارچه و با یک هویت خاص و یکتا تصمیم می گیرند و تمام اطلاعات برای تمهید چنین تصمیم گیری به راس شرکت منتقل می شود. مطالعات گروه کارنگی نشان داد که تصمیمات سازمانی با شرکت مدیران متعددی شکل گرفته و انتخاب نهایی بستگی به ائتلافی مابین مدیران دارد. ائتلاف ، یک پیمانی است مابین مدیران متعدد ی که در مورد اهداف وسازمانی و اولویت های سازمان توافق نظر دارند.[4] فرایند ائتلاف خود دارای پیامدهای مهمی بر رفتار تصمیم سازی در سازمان دارد. اول آنکه تصمیمات بر این اساس ساخته می شوند که باعث رضایت مدیران شوند و نه اینکه راه حل بهینه یافت شود. رضایت به معنای آن است که سازمان به نوعی یک راه حل را که اهداف متعدد سازمان را در نظر دارد، قبول می نماید بعوض آنکه بدنبال راه حلی با حداکثر نمودن منافع باشد. دوم آنکه مدیران بدنبال حل مشکلات آنی بوسیله راه حل های کوتاه مدت هستند. به نظر سایمون وهمکاران او، این همان عنوان تحقیق مشکل گرا[5] است. به نظر آنان مدیران به محیط نزدیک خود برای یافتن یک راه حل که سریعا مشکل آنان را حل نماید هستند.[6] یکی از نمونه های جالب ائتلاف، فعالیت جرج بوش پدر در جریان بحران خلیج فارس ناشی از حمله عرافق به کویت در 1990 بود. او با آنکه دارای اهداف خاص از مبارزه با عراق بود،امادر همان زمان تلاش فراوان نمود تا یک ائتلاف جهانی البته برهبری آمریکا فراهم آورد و در این کار موفق بود. این روش تا آنجا موفق بود که او توانست بر پایه آن ایده نظم جدید جهانی را نیز پایه ریزی نماید.[7]
مدل فرآیند تصمیم گیری تدریجی، اخرین نوع از تصمیم گیری سازمانی است که در بخش بعدی بدان می پردازیم.
عوامل تاثیر گذار بر تصمیم گیری سازمانی :
1- عوامل عقلایی: منظور، عوامل قابل اندازه گیری از قبیل هزینه، زمان، پیش بینی ها و غیره می باشد. یک تمایل عمومی وجود دارد که بیشتر بدین عوامل پرداخته و عوامل غیر کمی را از یاد ببریم.
2- عوامل روانشناختی: مشارکت انسان در پدیده تصمیمگیری روشن است. عواملی از قبیل شخصیت تصمیمگیر، توانائی های او، تجربیات، درک، ارزشها، آمال و نقش او از جمله عوامل مهم در تصمیمگیری می باشند.
3- عوامل اجتماعی: موافقت دیگران بخصوص کسانی که تصمیم به نوعی بر آنان تاثیر میگذارد، از مسائل مهم تصمیم گیری است. توجه به این عوامل از مقاومت دیگران در برابر تصمیم می کاهد.
4- عوامل فرهنگی: محیط دارای لایه های فرهنگی متعددی است که به نام فرهنگ منطقه، فرهنگ کشور و فرهنگ جهانی خوانده می شود. همچنین فرهنگ خود سازمان نیز باید مطمح نظر قرار گیرد. این فرهنگها بر تصمیم فردی و یا سازمانی ما در قالب هنجارهای مورد قبول جامعه، رویه ها و ارزشها تاثیر می گذارند.
مرحلة حل مسأله :  زمانی است که راه حل های گوناگون مورد توجه قرار می گیرند؛یکی از راه حل ها انتخاب وبه اجرا درمی آید.
تعریف مساله 1 : مساله عبارت است از تناقض میان آنچه که وجود دارد و آن چه که می خواهیم باشیم .
تعریف مساله 2:  مساله عبارت است از وجود یک مانع یا سد در احرای فعالیت ها
صاحب نظرانی همچون هربرت سایمون بامدل تصمیم گیری عقلائی محدود،ریچارد سیرت،جیمز مارچ و هربرت سایمون باالگوی کارنگی،هنری مینتزبرگ ودستیارانش با الگوی تصمیم گیری مرحله ای یا گام به گام فزایندهومایکل کاهن وهمکارانش باالگوی سطل آشغال، پروفسور ساعتی باروش تجزیه و تحلیل سلسله مراتبی هوآنگ ویوآن باروش TOPSISوELECTRE و…. همگی درصدند تاراهی برای تصمیم گیری صحیح تر و مبتنی بر پایه های علمی وعقلائی برای مدیران فراهم آوردند
طبقه بندی تصمیم ها : تصمیماتی که افراد می گیرند بسته به میزان دانش واطلاعات آنها درآن وضعیت،ونیز میزان اطمینان به نتایج حاصل از شقوق مختلف به 3 دسته تقسیم می شوند:
1- تصمیم گیری درشرایط عدم اطمینان
دراین نوع تصمیم گیری،تصمیم گیرنده نمی داند کدام یک ازحالات طبیعت رخ می دهد درضمن نمی تواند احتمال وقوع هریک رامشخص کند.
2- تصمیم گیری درشرایط ریسک (احتمالی)
درصورتی که تصمیم گیرنده بتواند احتمال وقوع حالات مختلف طبیعت رابرای مساله تصمیم تعیین کند تصمیم گیری از نوع ریسک خواهد بود.
3- تصمیم گیری درشرایط اطمینان
دراین شرایط تصمیم گیرندگان بااطمینان پیامدهای هرگزینه یاتصمیم رامیدانند بنابراین گزینه ای راانتخاب می کنند که منافع آنها را حداکثر کند
انواع تصمیمات از نظر پیچیدگی :
1-تصمیمات برنامه ریزی شده : که تکراری و کاملا مشخص هستند و برای حل مساله مورد نظر روش ها و رویه های  مشخصی وجود دارد.  مانند روش پرداخت هزینه های ماموریت ، روش خرید جزئی و .....
2- تصمیمات  برنامه ریزی نشده :  تازه و جدید هستند ، چندان مشخص نمی باشند و برای حل مساله مورد نظر روش یا رویه خاصی وجود ندارد. ایت تصمیمات زمانی گرفته می شوند که سازمان پیش از آن با این مساله روبر و نشده و نمی اند چگونه واکنش نشان دهد. 

 چکيده: باتوجه به روند روبه رشد بروز حوادث در صنايع، در اين مقاله، تاثير تشکيل تيم کاري ايمني در کاهش بروز حوادث ناشي از کار، مورد بررسي قرار مي گيرد. اين بررسي از آن جهت اهميت دارد که به نقش موثر سرپرستان و سرکارگران در قالب تيم کاري ايمني در کنار مهندسان ايمني، در کاهش و کنترل حوادث مي پردازد. تجربه ما نشان داده که روش ارائه شده، قابل اجرا بوده و مي تواند در صورت اجراي درست باعث کاهش وقوع حوادث شود. نتايج پياده سازي اين روش به شرح زير بوده است:
کاهش 58 درصدي تعداد حوادث به وقوع پيوسته، در بازه زماني 6 ماهه، در مقايسه با زمان مشابه در سال پيش (مقايسه بين نيمه اول سال 84 با سال 85 بوده است).
کاهش روزهاي تلف شده به ميزان 68 درصد(مقايسه بين نيمه اول سال 84 با سال 85 بوده است).
کاهش ضريب شدت تکرار از 2 و 1 به 1 (مقايسه بين نيمه اول سال 84 با سال 85 بوده است).
مقدمه
حادثه، يک واقعه برنامه ريزي نشده است که منجر به خسارت جاني، مالي يا حتي اتلاف وقت مي‌شود. امروزه ثابت شده که اغلب حوادث در صنعت، به علت اعمال ناايمن (Unsafe Acts) و شرايط ناايمن (Unsafe Conditions) به وقوع مي‌پيوندد. کنترل و بهبود شرايط ناايمن از راه فرايندهاي شناسايي و ارزيابي خطر و صدور اقدامات پيشگيرانه و اصلاحي پيگيري مي شود. در مورد کنترل اعمال ناايمن يا رفتار ناايمن پيشنهاد مي شود تا افراد، تحت آموزش ايمني و بهداشت قرار گيرند.
تشکيل تيم‌هاي کاري با هدف دستيابي به ايمني، اقدامي است که امروزه به آن توجه ويژه‌اي مي‌شود. ازآن جمله تيم ايمني (AGC (Associated General Contractorsمي‌باشد که از سال 1990 با هدف محيط کار ايمن و در سطح جهاني تشکيل شده که شرکتهاي مختلف مي توانند به صورت داوطلبانه به عضويت درآيند تا تحت مميزي ساليانه قرار گيرند. در اين مميزي‌ها هر شرکت بعنوان يک تيم ايمني در نظر گرفته مي شود و طي آن ميزان آگاهي افراد از مسئوليتهاي ايمني و در حال اجرا بودن برنامه هاي ايمني، مورد بررسي قرار مي‌گيرد؛ در واقع اين يک برنامه مديريت ايمني داوطلبانه است.
از جمله طـرحهاي ديگري که در زمينـه درگير کردن گـــروه‌هاي مختلف در صنايع و به منظور کنــترل اعمـال ناايمن در سطـــح دنيا در حـال اجـــرا است بايد از طرح حفاظت داوطلبـانه (‌Voluntary Protection Program= VPP )نام برد. نخستين بار در سال 1982 اين برنامه توسط هسته اصلي OSHA پيشنهاد شد و به صورت نمونه در يکي از شرکتهاي هواپيما سازي ايالات متحده طرح ريزي شد و به اجرا درآمد. نتيجه بسيار مثبت اين امر باعث شد تا بقيه شرکتهاي هواپيما سازي نيز به فکر استفاده از اين روش بيفتند.تعريف تيم و گروه
گروه کاري
دو يا چند نفر که رابطه متقابل با يکديگر دارند و براي رسيدن به هدف مشترک گردهم مي آيند.
تيم کاري گروهي هستند با دانش، مهارت و قابليت هاي ويژه که با اتکا به يکديگر و تعامل متقابل در جهت رسيدن به يک هدف مشخص، تحت مديريت واحد فعاليت و همفکري مي کنند. در يک تيم کاري، هم افزايي ايجاد مي شود؛ يعني برآيند عملکرد جمعي افراد، از مجموع عملکرد تک تک اعضا بيشتر است.‌ (رابينز، 1384)کار تيمي
کار تيمي، به معني کارکردن با هم، براي يک هدف مشترک است. براي ايجاد کار تيمي در يک حوزه کاري افراد گروه بايد بر روي هدف و روش دستيابي به آن، توافق داشته باشند.
مراحل پژوهش
1. طرح ريزي پروژه
اين پروژه در يکي از سالن هاي توليد يک شرکت خودروسازي با حدود 700 نفر کارکنان آن شرکت به اجرا درآمد.در اين مورد ابتدا آمار حوادث درشش ماه نخست سال 84 (داراي استراحت و بدون استراحت) مورد بررسي قرار گرفت که در پي آن اين نتايج به دست آمد:
1-1. بيشترين فراواني علت وقوع حوادث، ناشي از عمل ناايمن افراد مصدوم بود.
1-2. بالاترين تعداد حوادث در روزهاي اوليه، جابه جايي افراد در بين ايستگاههاي کاري، رخ داده بود.
1-3. تعدادي از حوادث در شيفت هاي مختلف، به طور مشابه تکرار شده بود.
1-4. برخي از حوادث در روزهاي نخست تغييرات فيزيکي خط توليد، به وقوع پيوسته بود.
1-5. سرپرستان وسرکارگران نسبت به داده هاي آماري مربوط به حوادث که هر شش ماه در اختيار مديريت قرار مي گرفت علاقه نشان نمي دادند و بهره لازم را نمي بردند. (حساسيت هاي لازم در مورد آمار حوادث ارائه شده در بين سرپرستان وجود نداشت).
با توجه به نتايج به دست آمده، قالبي جديد براي بررسي حوادث و جلب مشارکت مديريت، روسا، سرپرستان و سرکارگران اين سالن درنظر گرفته شد. همچنين به منظور پوشش نواقص شناسايي شده (که پيش‌تر به آن اشاره شد) برنامه هاي کاربردي در نظر گرفته شد که مهمترين آنها به اين شرح زير است:
1-6. ايجاد سيستم اطلاعاتي براي يکپارچه سازي گزارش حوادث؛
1-7. طرح پروژه در سطح مديريت ارشد سالن؛
1-8. طرح ريزي برنامه توجيهي پروژه در سطح سرپرستان و سرکارگران؛
1-9. طرح ريزي برنامه آموزش سرکارگران درمورد چگونگي نحوه ارائه آموزشهاي کوتاه مدت به کارگران.. روش پژوهشدر مرحله نخست پس از طرح ريزي قالب کلي پروژه و طراحي بانک نرم‌افزاري‌، موضوع با مديريت ارشد سالن مطرح شد و پس از موافقت، براي اجراي طرح در سطح سالن، اقدامات اوليه به اين گونه صورت گرفت:
2-1. تشکيل جلسات توجيهي
در اين مرحله پس از تهيه گزارش‌هاي تحليلي، براي سطوح مديريت، روسا‌، سرپرستان و سرکارگران، دو جلسه توجيهي برگزار شد.
در جلسه نخست، کليات پروژه براي حاضران تشريح و در زمينه موارد زير توضيحاتي ارائه داده شد:
- آمار تحليلي و مقايسه اي حوادث به تفکيک محدوده سرپرستي، به منظور مقايسه بهتر ارائه شد.
- توضيحاتي در مورد تشکيل تيمهاي کاري، نتايج و تاثيرات آن بر پيشرفت کار ارائه شد.
- همچنين اقدامات در نظر گرفته شده براي کنترل اعمال ناايمن و شرايط ناايمن، معرفي و تشريح شدند. (جدول 1)
در جلسه دوم ، به سرکارگران و سرپرستان در مورد چگونگي آموزش‌هاي ده دقيقه اي کوتاه مدت ، تکنيک هاي آموزش به فراگيران، مطالبي که بايد آموزش داده شوند، افرادي که بايد تحت آموزش قرار گيرند و سر انجام تکميل فرمهاي ثبت حوادث توضيحاتي ارائه شد.
2-2. تشکيل تيم هاي کاري
به منظور راهبري بهتر، مقرر شد تا هر سرپرست به همراه سرکارگران خود در محدوده تحت سرپرستي، يک تيم کاري را تشکيل دهند. سرپرستان بعنوان مسئولان تيم حوزه سرپرستي خود و کارشناس ايمني به صورت راهبر، در تمام تيم ها مشارکت فعال داشته باشند.
2-3. تشکيل جلسات ماهيانه بررسي و تحليل حوادث در باجه‌هاي سرپرستي
پس از ثبت حوادث در بانک نرم‌افزاري، در پايان هر ماه آمار حوادث به تفکيک ناحيه سرپرستي، توسط کارشناس ايمني سالن تهيه و در دفاتر سرپرستي براي هر قسمت به تفکيک شيفت کاري با حضور سرپرستان و سرکارگران در جلسات بيست دقيقه اي تحليل مي شد. همچنين از افرادي که دچار حوادث شديد شده بودند (حوادثي که درمان آن به بيش از سه روز استراحت نياز دارد) دعوت به عمل آمد که همراه سرکارگر خود در جلسات توجيهي حضور داشته، تا در مورد علل وقوع حادثه و راهکارهاي کنترلي و يا اصلاحي بحث شود.2-4- ارائه آموزش ده دقيقه اي توسط سرکارگران
پس از برگزاري جلسه توجيهي براي سرکارگران در مورد چگونگي اجراي طرح آموزش 10 دقيقه اي، با طراحي فرمهاي ثبت آموزش، از سرکارگران خواسته شد تا در اين موارد به آموزش (10 دقيقه اي) کوتاه مدت اقدام کنند:
2-4-1. عدم حضور فرد بيش از سه روز در محيط کار (براي مثال به علت استراحت پزشکي، سفرزيارتي، مأموريت و ...)؛
2-4-2. وقوع حادثه براي فرد؛
2-4-3. جابه‌جايي فرد در بين ايستگاه‌هاي کاري؛
2-4-4. تخلف افراد از قوانين و مقررات ايمني.
 . دست آوردها
پس از گذشت شش ماه از اجراي پروژه، ثبت آمار آموزش هاي سرکارگران، تشکيل جلسات ماهيانه در مورد تحليل حوادث با تيمهاي کاري و بررسي آمار مقايسه اي حوادث (نيمه اول سالهاي 84 و 85) مشاهده مي شود که تعداد حوادث با 58% کاهش از 45 مورد حادثه در شش ماهه نخست سال 84 به 19 مورد در سال 85 تقليل يافته است و همچنين ميزان روزهاي تلف شده از 614 روز در شش ماهه نخست سال 84 به 198 روز در سال 85 کاهش پيدا کرده است. (نمودارهاي شماره 1 و 2)
در اين مورد تعداد حوادث 58 درصد و روزهاي تلف شده 68 درصد، در نيمه اول سال 85 به نسبت زمان مشابه در سال84 کاهش (بهبود) و ضريب شدت تکرار از 2.1 در نيمه اول سال 84 به 1 در نيمه اول سال 85 کاهش يافته است.
 نتيجه‌گيري
با توجه به نتايج آماري به دست آمده از اجراي موفقيت آميز طرح آزمايشي همکاري واحدهاي توليدي در فرايند کاهش حوادث، در قالب تيم کاري در اين بخش به بررسي نقاط قوت و عوامل مؤثر آن مي پردازيم:
الف- اطلاع‌رساني به سرپرستان و سرکارگران
ارائه آمار حوادث به تفکيک حوزه سرپرستي، منجر به ايجاد حس رقابت بين سرپرستان شد تا در شيفت هاي مختلف براي کنترل حوادث بيشتر تلاش کنند. همچنين به دليل بررسي ماهيانه حوادث، فرصتي پيش مي آْمد تا براي ماه آينده نيز برنامه ريزي شود.
ب - ايجاد و گسترش فرهنگ آموزش موثر ايمني
سرکارگران به عنوان آگاه‌ترين و نزديکترين فرد به کارگران، به ويژه در بازگشت از استراحت مربوط به مصدوميتهاي بعد از حادثه، مي توانند بهترين و کاربردي ترين تذکرات و آموزش‌هاي لازم را در مورد جلوگيري از تکرار حادثه، به کارگران ارائه دهند. از اين رو با تکميل فرم هاي مربوط به آموزش‌هاي 10دقيقه اي و مستند کردن اين آموزشها انگيزه لازم براي سرکارگران و تاثير مناسب بر فرد آموزش گيرنده ايجاد مي شود، تا ضمن جدي گرفتن آموزش ( اگرچه به صورت شفاهي و در زمان کوتاهي ارائه مي شود) بر اجرايي کردن آن، تمام تلاش خود را به کار گيرند.
3. يکپارچه سازي اطلاعات مربوط به حوادث
در پايان هر ماه در دفاتر سرپرستي، کارشناس ايمني در مورد تمامي حوادثي که در ساير شيفتها اتفاق افتاده بود، توضيحاتي ارائه مي دادند تا با آگاهي از علل حوادث، از وقوع مجدد آنها پيشگيري شود.
4. ايجاد حساسيت روي حوادث
براي جلب بيشتر مشارکت سرپرستان و سرکارگران طبق توافق اوليه با اعضا تيم و به منظور پيشگيري از وقوع حوادث شديد، از مصدوم يا مصدوميني که دچار حوادث شديد شده بودند (حوادث داراي بيش از سه روز استراحت پزشکي) به همراه سرکارگر مربوطه دعوت به عمل مي‌آمد تا در جلسات پايان هرماه، در دفاتر سرپرستان شرکت و در مورد علت و چگونگي بروز حادثه، توضيحاتي را ارائه کنند. بدين ترتيب ضمن بحث جمعي و در صورت لزوم ارائه راهکار مناسب، براي جلوگيري از بروز حوادث مشابه، توسط اعضا تيم تصميم گيري و پيشنهادات لازم ارائه مي شد.
نتايج به دست آمده از اجراي پروژه SWT و تحليل انجام شده در بخش بحث و بررسي، حاکي از آن است که مي توان از اين طرح، به عنوان يک طرح کارا و اثربخش، با بسترسازي مناسب براي کاهش حوادث در ساير صنايع استفاده کرد.
 

يادداشت هاي يك كارشناس

خلاصه:
همكاران عزيز از اينكه يكي از همكاران شما بعضاً وقت شريف شما را مي گيرد عذر خواهي نموده ، ولي چاره اي نيست، گاهي اوقات بايستي مسائل كاري به منظور بحث و تبادل نظر بيان گردد كه البته شايد بر عهده ديگران باشد ولي مسكوت مي ماند.

کلمات کلیدی: بانکداری

عنوان:
شرح: بسمه تعالي

موضوع: شاخص آماري

همكاران عزيز از اينكه يكي از همكاران شما بعضاً وقت شريف شما را مي گيرد عذر خواهي نموده ، ولي چاره اي نيست، گاهي اوقات بايستي مسائل كاري به منظور بحث و تبادل نظر بيان گردد كه البته شايد بر عهده ديگران باشد ولي مسكوت مي ماند. اميد است با طرح اين موضوعات ساده و مقدماتي، ولي مهم بتوانيم اندكي از دغدغه هاي مقام معظم رهبري در خصوص توليد فكر و توليد علم را به اجرا در آوريم. در اين بحث به يك موضوع بسيار ساده به نام شاخص هاي آماري مي پردازيم.
مي دانيد كه يك شاخص آماري ، يك آرايه يا متغيري (يا هر اسم ديگري) است كه معمولا با قابليت اندازه گيري يا بدون قابليت اندازه گيري در تمام زندگي ما مورد استفاده قرار مي گيرد. مثلا جمعيت يك كشور يك شاخص آماري است.
معمولا هر كدام از اين مقادير مرتبط با مقادير ديگري هم هستند. مثلا جمعيت يك كشور مستقيما مرتبط با زمان است. يعني بايد بگوئيم جمعيت يك كشور در چه زماني؟ در همين لحظه يا سال قبل يا مثلاً ساعت ً18: َ12 :23 روز 25 آبان 1357 هجري شمسي . ناگفته نماند كه در اصل اين متغير يك متغير لحظه اي است. بنا براين اگر مي گوئيم جمعيت ايران در سال 1357، 36 ميليون نفر بوده است بايد توضيح داده شود كه منظور ميانگين كل يك سال است، يا در آخرين لحظه پايان سال 1357 است يا در اولين لحظه شروع آن سال است يا در زمان آمارگيري در طي آن سال است يا به هر ترتيب ديگر. ضمناً به دليل اينكه اين شاخص ها معمولاً لحظه به لحظه در حال تغيير هستند، تعيين دقيق لحظه اي اينگونه شاخص ها معمولا بسيار مشكل است (بدون در نظر گرفتن تكنيك هاي جديد در حوزه رايانه ها) ناچاراً بصورت قراردادي زمان خاصي را براي اعلام اينگونه آمارها در نظر مي گيرند. بگذريم ولي هر چقدر بتوان اين مقادير را در زمان هاي ريزتر و دقيق تر محاسبه كرد معمولاً آمارها به واقعيات نزديك ترند.
نكته اي كه وجود دارد اين است كه ما در هر موقع از چه شاخص هايي براي ارزيابي هدف مورد نظر استفاده كنيم. در واقع نوع شاخص مورد استفاده در تجزيه و تحليل آماري نقش بسيار مهمي دارد.
ببينيد به عنوان مثال ميانگين حقوق ماهانه يك كارمند را در هر سال در نظر بگيريد. مثلا مي گوئيم حقوق فلاني در سال 1383،200 هزارتومان در ماه ، در سال 1384، 220 هزار تومان و همينطور الي آخر تا سال 89 كه مثلا به 310 هزار تومان در ماه رسيده است. (در اينجا هم حقوق ماهيانه بصورت ميانگين در طي يك سال در نظر گرفته شده است.)
اين داده ها را مي توان در جدولي به شكل زير نمايش داد.

(تومان1000 *)
سال 89 سال 88 سال 87 سال 86 سال 85 سال 84 سال 83 سال
310 295 270 250 235 220 200 حقوق دريافتي



در يك مقايسه ساده اين شاخص روندي صعودي و رو به رشد در طي سال هاي مورد بررسي را داراست. و با يك ديد ساده انگارانه مي توان گفت كه چه خوب حقوق ايشان هميشه روند صعودي داشته است پس او در زندگي مشكلي ندارد.
اما حتي اگر اين آمار را به يك فرد عامي جامعه هم بگوئيم مطمئناً خواهد گفت : بله اين آمار افزايشي است ولي آيا آن كارمند به نسبت تورم حقوقش اضافه شده؟ آيا قدرت خريد آن كارمند افزايش يافته؟ يا بهتر بگوئيم قدرت تامين يك زندگي متوسط و منطقي براي آن كارمند افزايش يافته؟ اينها مواردي است كه مي طلبد يك كارشناس آمار به گونه ديگري ارائه آمار نمايد. اينجاست كه شاخص حقوق ماهيانه يك كارمند به تنهايي كاربردي ندارد بلكه مي تواند به عنوان ابزاري براي بدست آوردن شاخص هاي بهتر مورد استفاده قرار گيرد. خوب چه بايد كرد؟ آيا همه مقادير به صورت پارامترهاي قابل اندازه گيري وجود دارد؟ همين قدرت يك زندگي منطقي و متوسط را كه بايد تعيين كند؟ شايد آن كارمند انتظاراتش بيش از حد باشد. شايد يك كارمند بگويد بنده بايد بتوانم توان خريد گران ترين اجناس و رفتن به مسافرت هاي خارج از كشور و هزينه هاي بسيار ديگري را داشته باشم ولي الآن با اين حقوق نمي توانم. آيا اين توقعات قابل قبول است؟
چه كسي بايد اين قدرت زندگي منطقي را تعيين و اندازه گيري نمايد. به هر حال اين مشكلي است كه به دست اقتصاددانان و آمارگران يك جامعه قابل حل است. آنها مي بايست با در نظر گرفتن تمام فاكتورهاي اقتصادي در جامعه و حتي موازين شرعي و اسلامي در زندگي مردم و مشخصه هاي فردي افراد جامعه به نسبت نوع كار و تحصيلات و... اين پارامتر ها را اندازه گيري كنند. پس نيازهاي متعارف زندگي توسط اقتصاددانان و انديشمندان جامعه به راحتي تعريف
مي شود. پس از كارهاي كارشناسي دقيق براي كارمند مثال ما نياز واقعي براي اداره زندگي براي سال هاي مورد اشاره به ترتيب زير تعيين مي گردد:
(تومان1000 *)
سال 89 سال 88 سال 87 سال 86 سال 85 سال 84 سال 83 سال
450 410 350 300 280 240 220 نياز واقعي

حال اگر داده هاي اين دو جدول را در كنار هم قرار دهيم و نمودار آن را ببينيم به چه نتيجه اي مي رسيم:



سال 89 سال 88 سال 87 سال 86 سال 85 سال 84 سال 83 سال
450 410 350 300 280 240 220 نياز واقعي
310 295 270 250 235 220 200 حقوق دريافتي



همانطور كه مشاهده مي شود عليرغم اينكه حقوق دريافتي فرد مورد نظر سير تصاعدي دارد ولي سرعت رشد آن به اندازه سرعت رشد نيازهاي واقعي آن فرد نيست و اگر به همين منوال پيش برود اين فاصله به مراتب بيشتر شده و روز به روز قدرت خريد او كاهش مي يابد.
به عبارت بهتر يك كارشناس آمار اين موضوع را به شكل زير نشان مي دهد.

سال 89 سال 88 سال 87 سال 86 سال 85 سال 84 سال 83 سال
450 410 350 300 280 240 220 نياز واقعي
310 295 270 250 235 220 200 حقوق دريافتي
69/0 72/0 77/0 83/0 84/0 92/0 91/0 حقوق دريافتي
نياز واقعي

69% 72% 77% 83% 84% 92%
91%
حقوق دريافتي
نياز واقعي
(به درصد)





بدين ترتيب يك كارشناس آمار با انتخاب شاخص درست آماري، ارزيابي وضعيت تامين زندگي يك كارمند را بررسي و ارائه مي كند. نمودار بالا نشان مي دهد كه قدرت خريد كارمند مثال ما، سال به سال در حال كاهش است.
هدف از طرح اين موضوع ساده اين بود كه در انتخاب شاخص هاي آماري در كارمان نيز دقت لازم را داشته باشيم. اگر در جايي آمار تسهيلات اعطايي يك بانك را ارائه مي دهيم اين شاخص به تنهايي براي تجزيه و تحليل عملكرد كافي نبوده بلكه شايد ما را بيشتر گمراه كند. به عبارتي اگر تسهيلات اعطايي به بخش صادرات مورد نظر است مشابه مثال بالا ابتدا نيازهاي تامين مالي واقعي بخش صادرات كشور مورد بررسي قرار گيرد و به آماري عددي تبديل شده و نسبت سهم بانك از تسهيلات اعطا شده در هر سال به نياز بخش صادرات در همان سال تعيين و به عنوان شاخص عملكردي مورد بررسي قرار گيرد.
اميدوارم طرح اين مطالب مفيد و مورد توجه واحدهاي مربوطه بانك قرار گيرد. انشاء ا ...

خلاصه:پیر پندآموزی كه امروز دیگر فرصت ندارد تا خود را باز از نو بیافریند اما به ما آموخته كه بازانگاری و بازآفرینی اندیشه‌های كهنه را سرلوحه زندگی خود قرار دهیم. او می‌گوید كشور توسعه نیافته نداریم آن چه هست ضعف مدیریت است.
پیتر دراكر برای تمامی كسانی كه با علم مدیریت چه به لحاظ تئوریك و چه در عمل آشنایی دارند نامی آشنا است.
پیر پندآموزی كه امروز دیگر فرصت ندارد تا خود را باز از نو بیافریند اما به ما آموخته كه بازانگاری و بازآفرینی اندیشه‌های كهنه را سرلوحه زندگی خود قرار دهیم. او می‌گوید كشور توسعه نیافته نداریم آن چه هست ضعف مدیریت است. به همین بهانه در این فرصت به ۳۰ پند از میان هزاران پند ارزنده او به قدر تجربیات و علم ناكافی‌ام اشاره می‌كنم. امیدوارم این یادداشت كوتاه انگیزه‌ای باشد برای ارتباط هر چه بیشتر مدیران لایق و توانمند بانكی كشور با پدر مدیریت نوین كه دیگر امروز در كنار ما نیست اما نوشته‌های ارزشمندش هنوز راهگشا و راهنما است.

پندهای دراكر به بانك‌های خصوصی
۱) آزادی گزینشی است مسوولانه. آزادی به معنای رهایی نیست به معنای مسوولیت است. آن اندازه كه تكلیف است حق نیست. آزادی گزینش میان كردن یا نكردن است. برگزیدن سلوك خویش و جامعه است و پذیرفتن مسوولیت هر دو.
۲) نوآوران موفق خطر جو نیستند فرصت جو هستند.
۳) هنرنمایی هر سازمان به اندازه هنر و استعداد كاركنان آن است.
۴) بازنشسته‌ها باید سرگرم كارهایی شوند كه متكی به عملكرد خودشان است. این افراد به جای مدیریت كردن باید به كارهایی نظیر دادن نظر مشورتی آموزش و تعیین معیارهای و رتق و فتق كشمكش‌ها مشغول شوند.
۵) عملكرد آن نیست كه همیشه به هدف بزنی عملكرد یعنی داشتن توانایی دایم در كسب نتیجه در دورانی طولانی و در انواع ماموریت‌ها.
۶) بهترین جایگاه در بازار جایگاه بهینه است نه سقف.
۷) نوآوران سبب برانگیختن رقیب می‌شوند بنابران باید با تیر اول به هدف بزنند زیرا بعید است كه به آنها فرصت دیگری داده شود.
۸) هنر كارآفرینان در انتخاب سرمایه‌گذاری نیست در آگاهی از پرهیز از سرمایه‌گذاری محكوم به شكست است.
۹) اگر به قیمت تنزل بهره‌وری و نوآوری نكردن به سود برسیم آن سود نیست هدر دادن منابع است.
۱۰) سود در خدمت سه مقصود است: اول ثمربخش بودن و سلامت بنگاه دوم بیمه خطر است یعنی هزینه تداوم كسب و كار را تامین می‌كند. سوم هزینه لازم برای نوآوری و گسترش كسب و كار را تامین می‌كند. چه مستقیم از درآمدها و چه غیرمستقیم با ایجاد انگیزه برای سرمایه‌های خارجی به گونه‌ای كه با هدف سازمان سازگار باشد.
۱۱) بهتر است خودتان فرآورده‌ها و فرآیندها و خدمات كهنه را منسوخ كنید نه رقیب.
۱۲) رشدی كه فقط حجم را بزرگ كند و سبب افزایش بهره‌وری كل نشود رشد نیست چربی است كه باید آن را آب كرد.
۱۳) موفقیت همواره ناسخ رفتاری است كه سبب آن موفقیت شده است. موفقیت همواره واقعیت‌های تازه‌ای پدید می‌آورد. حتی همواره مشكلاتی را ایجاد می‌كند.
۱۴) سازمان به ابزار می‌ماند هر چه وظیفه‌اش تخصصی‌تر عملكردش برجسته‌تر است.
۱۵) آینده تصمیم لازم دارد اما همین حالا خطراتی دارد همین حالا. اقدام می‌خواهد همین حالا. تخصیص منابع می‌خواهد همین حالا. كار می‌خواهد همین حالا.
● پندهای دراكر به بانك‌های دولتی
۱) بنگاه‌ها دو وظیفه دارند: بازاریابی و نوآوری
۲) مدیریت در سازمان‌های بزرگ دولتی امانت‌دار است.
۳) به آن كس كه هرگز شكست نمی‌خورد باید بی‌اعتماد بود چون یا متقلب است یا با چیزهای پیش پا افتاده آزمون شده است.
۴) نخستین شرط سلامت سازمان بالا بودن سطح توقع از عملكرد است.
۵) كامیابی و شكست دور از انتظار هر دو غالبا نشانه تغییر در نگاه و استنباط مصرف كننده است.
۶) افزودن بر بهره‌وری كار خدماتی نخستین مسوولیت اجتماعی مدیریت است.
۷) كسب و كاری كه سودی برابر هزینه سرمایه نداشته باشد بی‌مسوولیت است و منابع جامعه را به هدر می‌دهد.
۸) عملكرد آینده هر كسب و كار عمدتا تابعی است از عملكرد مدیریت كنونی در چهار حوزه: تخصیص منابع تصمیمات مربوط به كاركنان و نوآوری و راهبرد عملكرد.
۹) رهبری محبوب قلوب شدن نیست بلكه كسب نتیجه است. رهبری مسوولیت است.
۱۰) محك هر روش مدیریت درستی یا نادرستی آن نیست ثمربخش بودن آن است.
۱۱) كنترل هزینه كاستن از هزینه نیست. جلوگیری از هزینه است.
۱۲) اگر چیزی را رایگان عرضه كنید هیچ كس به شما اعتماد نمی‌كند.
۱۳) سازمان برای حقدارانی كه در خارج از حوزه تنگ وظیفه اصلی او هستند باید تفكر سیاسی داشته باشد. مدیر نمی‌تواند تنها به بهینه كردن عملكرد سازمان مشغول باشد.
۱۴) كافی نیست بنگاه اقتصادی كارش را خوب انجام دهد باید كار نیك هم بكند. اما برای اینكه كار نیك انجام دهد باید اول وظیفه خود را به درستی انجام دهد.
۱۵) پیش شرط رقابت كردن این است كه دست كم به اندازه پیشتاز رشته مربوطه كارآمد باشیم

معرفی برنامه Gpeidt(Group Policy ) :

یکی از ابزارهایی که برای تغییردرمخفی ترین و جزییترین قسمت های ویندوز استفاده میشود برنامه Group Policy است . این برنامه تقریبا از ویندوز 95 با ویندوز همراه بوده (تقریبا ؟؟چرا که مایکروسافت همواره سعی میکردآنرا مخفی نگه دارد) .ازاین برنامه برای محدود کردن کاربر وانجام بسیاری از کارهایی که به صورت عادی غیرممکن است و برای افزایش امنیت شبکه ها استفاده میشود.ازآنجا که این برنامه برنامه قدرتمندی است ، استفاده نادرست از آن میتواند باعث خرابی ویندوز شود. پس قبل از اعمال تغییرات حتما Backup مناسبی از فایلهای اساسی ویندوز بگیرید.

تنظیمات کامل IE (Internet Explorer)  در  GpEdit

خوب  میرویم سراغ تنظیمات IE در Group Policy . پس در Run تایپ کنید 

GPEDIT.msc  مسیر زیرا بروید :

User configuration\windows settings\internet explorer maintence

اینجا پنج تا Subkey میبینید. روی Browser user interface کلیک و سمت راست را نگاه کنید:

Browser Title : که برای تغییر نام تایتل بکار میرود. پس گزینه Customixe title vars را مارک دار وناممورد نظر را بنویسید. نامی که اینجا مینویسید بعد از کلمه By Provided در تایتل نوشته میشود.

Custom Logo : در ویندوز XP در هنگام مرور صفحات لوگوی متحرک ویندوز وجود دارد. (نگاه کنید) وقتی هم که صفحه کاملالود شداون لوگوازحرکت میایستد.پس شددوتا لوگو(Static logo و  Animation Logo) .حالا برای تغییر هریک ازلوگوها ازاین گزینه استفاده میکنیم . متن کنار هر چک مارک را بخوانید و با توجه به نیازتان یک  

فایل.Bmp (فقط .Bmp) را با سایز خواسته شده 22*22 یا 38*38 را انتخاب وسپس Ok کنید.

Browser Toolbar Customization : این گزینه بسیار مفید است چرا که میتوانید با استفاده از آن برای خودتان یک ابزار(tool ) با ایکن دلخواه بسازید وسپس با کلیک بر روی آن برنامه یا عملی را که دوست دارید انجام دهد. پس شروع میکنیم. از قسمت Background برای تعیین آیکن استفاده میکنیم .اگر میخواهید پس زمینه Toolbar  را یک عکس .Bmp قرار دهید گزینه Customize Background ToolbarBitmap را انتخاب کنید وسپس یک عکس مناسب(از لحاظ رنگ) انتخاب کنید. اگر هم ازخیر نمایش آن عکس گذشتید گزینهUse windows Default  را انتخاب کنید. حالا برویم سراغ ساختن یک ابزار سفارشی. روی دکمه Add درقسمت Buttons کلیک کنید . در پنجره باز شده در قسمت Toolbar Caption یک نام برای کلیدتان انتخاب کنید. درقسمت Toolbar  Action , as…یک برنامه اجرایی راکه میخواهیدبازدن این دکمه انجام شود انتخاب کنید. در قسمت Toolbar color icon یک آیکن (یک فایل با پسوند.ICO) را که میخواهید درهنگام فعال بودن دکمه یا زمانی که ماوس روی آن میرود، نمایش داده شود ، انتخاب کنید. در قسمتToolbar grayscale Icon یک آیکن برای زمانی که دکمه غیر فعال

 است انتخاب کنید.Ok کنید و اگر لازم شد دکمه F5 را برای Refresh بزنید. این توضیح کامل کلید Browser interface بود.

:Gpedit.msc

درمورد بحثGroup Policy به سراغ Start menu & Taskbar میرویم. مسیر زیرا بروید :

User configuration\Administrative Templates\ Start menu & Taskbar

با انتخاب این قسمت گزینه هایی را در سمت راست میبینید که بسیاری از آنها واضح هستند و نیازی به توضیح ندارند. پس اونهایی را توضیح میدهم که شاید مبهم باشند . روی هر گزینه ای که دوبار کلیک کنید

پنجره ای باز میشود ، اگر تبExplain را کلیک کنید توضیحی در مورد نحوه عملکرد آن به شما میدهد.

Remove links and Access to windows update : اگر مقدار این گزینه را Enabled کنید ویندوز گزینه Windows update را در صورت وجود از منوی استارت و منوی Tools در IE بر میدارد.

Remove common program groups… : در صورت فعال شدن این گزینه Start\All programs تنها برنامه هایی را نشان میدهد که در مسیرDocument s and settings\All user\Start menu\programms

دیده میشود. (نگاه کنید)

Remove Documents menu .. : My recent document  را از منوی استارت برمیدارد.

Remove Loogof و Remove Shutdown.. : برای برداشتن LOGOF و Shutdown از استارت استفاده میشود.

 : مانع از جابجا کردن آیتم ها در استارت میشود.Remove Drag&Drop context menu..

Prevent to changes Taskbar and Start menu settigs  : باعث غیر فعال شدن راست کلیک روی Taskbar و نمایش پیغام خطا با انتخاب Propertis از منوی استارت میشود. در واقع اجازه تغییر تنظیمات این دو قسمت را به کاربر نمیدهد.

Remove access to the context menu for the taskbar : باعث غیرفعال شدن کلیک راست روی Taskbar میشود.

Don’t keep of history recently… : اگر این گزینه را فعال کنید مانع از ساخته شدن شورت کات برنامه در  my recently dovument میشود.

Add “Run in seprate memory space”… : یک چک باکس با این مضمون را به پنجره Run اضافه میکند. این گزینه محیط 16-bit را برای اجرای برنامه های داس و غیره فراهم میکند.این گزینه تنها زمانی فعال میشود که کاربر یک برنامه 16 بیتی را اجرا کند. برای توضیحات کامل رویExplain کلیک کنید.

محدود کردن دسترسی به Control Panel و اجزای آن

محدود کردن دسترسی به Control Panel و اجزای آن

شايد محدود کردن کاربر در اعمال تغييرات در سيستم يکی از روشهای مناسب برای جلوگيری از از کار افتادگی سيستم در اثر تغييرات غير لازم ميباشد. بسيار ديده شده که کاربران از تغيير محيط، شرايط و يا نحوه کار سيستم نسبت به قبل گلايه دارند و مدعی هم هستند که هيج تغييری اعمال نکرده اند. اين مساله ای است که اغلب سرپرستان سيستمها با آن مواجه هستند و مايکرسافت در ويندوز 2000 و XP امکانی را بنام Group Policy در ويندوز گنجانده که بتوان دسترسی یه سيستم را به طرق مختلف محدود کرد.
Group Policy اين امکان را فراهم ميکند تا بتوان Control Panel را به روشهای مختلف کنترل کرد:

1- دسترسی به Control Panel و اجزای آن را به طور کل از کار بيندازيد.
2- فقط گزينه های خاصی در Control Panel نمايش داده شوند.
3- گزينه های خاصی را از ديد کاربر مخفی کند. 

برای آغاز کار ابتدا بايد وارد  کنترل Group Plolicy بشويد که يکی از روشهای دسترسی به آن اجرا gpedit.msc از گزينه RUN در منوی Start مي باشد.

جهت از کار انداختن Control Panel مراحل زير را طی کنيد:

1- از منوی Start گزينه Run را انتخاب کنيد و بعد از نوشتن gpedit.msc  با زدن دکمه OK آن را تاييد کنيد.
2- در قسمت User Configuration به Administrative Templates برويد و با زدن علامت + کنار آن به گزينه های آن دسترسی پيدا کنيد و Control Panel را انتخاب کنيد.

3- اگر از ويندوز 2000 استفاده ميکنيد بر روی Disable Control Panel و اگر از XP استفاده ميکنيد بر روی Prohibit access to the Control Panel دوبار کليک کنيد.

4- گزينه Enable را انتخاب کنيد و OK را بزنيد
حالا ديگر هيج يک از کاربرها قادر به دسترسی به Control Panel نيستند حتی شما Administrator عزيز!!!
متاسفانه در يک سيستم Workgroup محدوديت به تمامی کاربرهای سيستم اعمال ميشود حتی Administrator و برای رهايی از اين مشکل بايد از يک سيستم مبتنی بر Domain استفاده کرد تا بتوان با استفاده از OU ها تغييرات را به کاربرها و گروههای خاص اعمال کرد.

 نمايش و عدم نمايش گزينه های مورد نظر:

شما مي توانيد جهت دور کردن کاربر از گزينه های خاص در Control Panel اقدام به مخفی کردن گزينه های خاص بکنيد و يا اگر قصد مخفی کردن اغلب کنترلها را داريد مي توانيد از گزينه ديگری استفاده کنيد که به شما اجازه مي دهد به فقط گزينه هايی که مايليد را نمايش دهد:

1- مراحل 1 و 2 حالت قبل را دنبال کنيد.

2- بر روی Hide Specified Control Panel Applets دو بار کليک کنيد و Enable را انتخاب کنيد.

3- بر روی Show کليد کنيد و در پنجره جديد دکمه Add را بزنيد.

4- حالا در پنجره جديد نام کنترل مورد نظر خود را بنويسيد. نامی که وارد ميکنيد بايد عيناً نام کنترل مورد نظر در Control Panel باشد. در اين مثال ما قصد داريم کنترل System را که کاربر در صورت دسترسی به آن ميتواند بسياری از تنظيمات حساس سيستم را تغيير دهد از ديد خارج کنيم لذا بنويسيد system و همه پنجره ها را OK کنيد.

حالا در صورت مراجعه به Control Panel ديگر System را در آن نمي بينيد. به ياد داشته باشيد که فقط قادر به ديدن آن نيستيد و اين به معنی محدود کردن دسترسی به اين کنترل نيست و يک کاربر حرفه ای ميتواند هنوز با نوشتن sysdm.cpl در خط فرمان آن را فرا بخواند.

ترفندهاي ويندوز XP

اين صفحه براي کساني نوشته مي شه که قصد دارند از کامپيوتر و ويندوز بيشتر بدونن و با دستورات جالب و پنهان ويندوز آشنا شوند و در برنامه هايي مانند ويندوز تغييرات ظاهري ايجاد کنند طوري که در نظر ديگران جالب باشد، ديگران را سر کار بگذارند و راههاي ديگري براي انجام کارها ببينند. ما در تمام نوشته هاي آتي اين ستون فرض را بر اين مي گذاريم که شما Microsoft Windows XP داريد. در ويندوز XP، يکي از بهترين ابزارهايي که در دست شماست، همان صفحه مشکي Command prompt است. در ويندوز XP دو نوع DOS وجود دارد. يکي cmd.exe و ديگري command.com که cmd.exe براي کارهاي ما مناسبتر است و کليک روي دگمه Start و انتخاب All programs و انتخاب Accessories و سپس کليک روي Command prompt نيز همين را باز خواهد کرد. (راه مناسبتر: دگمه ويندوز کيبورد را به همراه  تغيير رنگ صفحه·حرف R فشار دهيد، تايپ کنيد cmd و Enter کيبورد را فشار دهيد).  مشکي خط فرمان: کافي است روي آيکوني که بالا سمت چپ خط عنوان صفحه Command prompt وجود دارد کليک کنيد و روي Properties کليک کنيد. حالا از انتخابهاي بالاي پنجره باز شده روي Colors کليک کنيد و رنگهاي مورد نظر خود را انتخاب کنيد. نتيجه را در همان پايين به صورت preview مشاهده خواهيد کرد. راه حل ديگر استفاده از دستور color است. اين دستور دو پارامتر خود را که به ترتيب نشان دهنده رنگ زمينه و نوشته هستند به طور به هم چسبيده دريافت مي کند. براي مشاهده کد رنگها از دستور ?/color استفاده کنيد. به عنوان مثال دستور color fc رنگ زمينه را سفيد و رنگ نوشته را قرمز خواهد  گذاشتن اسم (عنوان) براي صفحه Command Prompt: با استفاده از دستور title مي·کرد.  توانيد نام يا نوشته مورد نظر خود را در نوار عنوان (title bar) بالاي صفحه command prompt نمايش دهيد. استفاده از اين دستور بخصوص در Batch file نويسي توصيه مي شود. کافي است که عنوان مورد نظر خود را بعد از دستور title وارد کنيد. مثلا: Title In  تغيير قالب Prompt: دستور Prompt که از قديميترين دستورات DOS·the name of God  است هنوز هم فعال است و با زدن آن مي توانيد به راحتي به قالب مورد نظر دست پيدا کنيد. به عنوان مثال دستورات زير را امتحان کنيد (براي بازگشت به حالت عادي کافي است تايپ کنيد prompt و Enter کنيد.): Prompt $t :فقط ساعت فعلي را به جاي اسم و مسير فايل نمايش خواهد داد Prompt I Hacked your $V $_On $D @ $T$_$P$G Prompt Hacked by me @ $T $G Prompt /? :براي مشاهده راهنماي اين دستور · استفاده از دستور ShutDown: با اين دستور مي توانيد هر کار مربوط به Shut down از Log off user گرفته تا تنظيم ساعت براي خاموش شدن کامپيوتر، خاموش کردن کامپيوتر فرد ديگري و ... را انجام دهيد. براي استفاده از اين دستور اسم کامپيوتر را بايد بدانيد. اگر قصد خاموش يا ريست کردن کامپيوتري که پاي آن نشسته ايد را داريد ولي اسم آنرا نمي دانيد، به سادگي به System در کنترل پنل برويد (قابل باز شدن از طريق کليک راست روي My computer و انتخاب Properties و يا باز کردن Control Panel و اجراي System) حالا اسم کامپيوتر را مقابل نوشته Full computer name مي بينيد. براي تغيير نام کامپيوتر هم مي توانيد روي دگمه Change در همان پنجره کليک کنيد. حالا که اسم کامپيوتر را مي دانيد، از اين دستور به اين شکل بامزه استفاده کنيد:

 shutdown -r -m \\esme-computer -t 300 توجه کنيد که به جاي esme-computer بايد همان اسم کامپيوتر را قرار داد و دو علامت \\ بايد باقي بمانند. "r" به معني restart است. مي توانستيد از "l" و "s" به ترتيب مخفف Logoff و Shutdown به جاي "r" استفاده کنيد. عدد 300 بعد از t به اين معناست که عمل restart بعد از 300 ثانيه انجام شود. اضافه کردن c به دستور بالا به شما اجازه مي دهد نوشته دلخواه خود را نيز روي صفحه به نمايش بگذاريد: shutdown -r -m \\hafoo -t 300 -c "Khodahafezetoon!!" با زدن دستور زير مي توان عمل دستور shutdown را تا قبل از سپري شدن زمان t لغو کرد: shutdown -a و در نهايت مي توان با دادن دستور زير صفحه گرافيکي مخصوصي را باز کرد که همين گزينه ها را دارد: shutdown -i اضافه کردن منفي f قبل از منفي m اين حسن را دارد که به برنامه هاي در حال اجرا دستور مي دهد بدون دادن پنجره هشدار خود را ببندند. همه دستورات بجز حالت logoff اگر قسمت منفي m و اسم کامپيوتر حذف شود کامپيوتري که پاي  استفاده از SFC: برنامه·آن نشسته ايد را در نظر مي گيرند و کار را انجام مي دهند.  SFC که نام آن مخفف System File checker مي تواند فايلهاي حفاظت شده ويندوز شما را چک کند و از سلامت و حضور آنها مطمئن شود. ساده ترين راه استفاده از آن تايپ کردن sfc /scannow در خط فرمان است. اين برنامه مي تواند فايلهاي خراب يا مفقود شده را از روي سي دي ويندوز شما به سيستم بازگرداند. (اگر اشتباهي فايلي را پاک کرديد يا صدمه اي به سيستم زديد، در ويندوز XP ما System Restore را به جاي اين برنامه به شما پيشنهاد مي کنيم که در Start -> All programs -> Accessories -> System tools قرار دارد. اين برنامه سيستم شما را به تاريخي که مي دهيد باز مي  مشاهده مشخصات سيستم با استفاده از Systeminfo: با اين دستور اطلاعات·گرداند.)  جالبي از قبيل اينکه اين کامپيوتر چه مدت است که روشن بوده است (System Up Time)، مقدار حافظه فيزيکي و مجازي خالي، تاريخ و ساعتي که ويندوز روي اين سيستم نصب شده است، تعداد CPUها و سرعت آنها، اسم کامپيوتر، تنظيمات Time Zone و زبانها، به روزرسانيهاي انجام شده به روي سيستم و اينکه متعلق به کدام Service Pack ويندوز بوده اند و اطلاعات کاربردي ديگري را مي توان به دست آورد. اين دستور با سوئيچ s/ مي تواند براي گرفتن همين اطلاعات از يک کامپيوتر ديگر نيز به کار رود! براي اطلاعات بيشتر مي توانيد مطابق معمول برنامه هاي خط فرماني از سوئيچ ?/ استفاده  دستورات Tasklist و Taskkill ، دستور·کنيد. مخصوص مديران سيستم و حرفه اي ترها:  FSUtil، دستورات SC، WMIC،SchTasks و AT را ببينيد. برخي از قسمتهاي اين نوشته ها ممکن است از سرويسهايي استفاده کنند که آنها را نصب نکرده باشيد. بهتر است از Control panel->add/remove programs->add/remove windows components همه چيز را علامت بزنيد. (بخصوص سرويس Fax ويندوز XP احتمالاً برايتان جالب خواهد بود که با کيفيتي خوب Fax ارسال يا دريافت مي کند و براي اين کار تنها کافي است که آن را نصب کنيد و سپس با استفاده از گزينه Print موجود در برنامه ها خواهيد ديد که پرينتري به اسم fax داريد و با انتخاب آن و پرينت گرفتن به روي آن شماره فکس از شما پرسيده و فکس ارسال مي شود.) در ويندوز XP کنسولهاي متعددي براي تنظيمات وجود دارند. براي اينکه شما را کاملاً با اصول اين موضوع آشنا کنيم و خودتان بتوانيأ همه آنها را بيابيد، قصد داريم از روشي غير از روش ميانبر آنها را اجرا کنيم، اما بدانيد که صرف زدن اسم اين فايلها که پسوند msc دارند در قسمت Run (قابل دسترسي با فشردن همزمان کليدهاي ويندوز و R، يا از داخل منوي Start) براي اجراي آنها کافي است. ابتدا mmc را اجرا کنيد. براي اين کار کافي است در صفحه cmd تايپ کنيد mmc و Enter کنيد يا همين کار را داخل جعبه متن Run انجام دهيد. حال از منوي File انتخاب کنيد: Open. حال بايأ به آدرس مناسب که فايلهاي داراي پسوند msc در آنجا منتظر ما هستند برويم. فايلهاي مناسب اين برنامه در داخل پوشه system32 داخل پوشه windows پيدا مي شوند که معمولاً چنين آدرسي دارد: c:\windows\system32 حال علاوه بر پوشه ها، تعدادي فايل خواهيد ديد. از اسم و آيکون برخي از آنها طرز کار آنها را مي توانيد حدس بزنيد و از اين ميان حتماً با dfrg.msc آشنا هستيد که وظيفه آن Defrag کردن هاردديسک شما است (آن را Open کنيد و ببينيد) و نيز Device manager را مي توانيد با devmgmt.msc باز کنيد. ما تمرکز خود را روي دو فايل از اين فايلها يعني gpedit.msc و compmgmt.msc قرار مي دهيم که شامل اکثر فايلهاي ديگر هم مي باشد ولي ديدن قسمت System Monitor از perfmon.msc را به شما توصيه اکيد مي کنيم. فراموش نکنيد که بايد همه اين کارها را انجام دهيأ تا متوجه شويد و من به عمد هرگز در اين قسمتها عکسي قرار نخواهم داد تا شما را وادار به تجربه آنها کنم. از آنجايي که mmc بيش از حد نياز يک کاربر معمولي قدرت دارد و با آن مي توان در فايلها تغييراتي ايجاد کرد، حال آن را ببنديد. بررسي خود را با Computer management آغاز مي کنيم و سپس انشاالله در قسمت آينده به Group Policy مي پردازيم. ما در اينجا توضيحاتي خلاصه مي دهيم، هميشه مي توانيد با کليک روي "؟" بالا سمت چپ صفحات و سپس کليک روي عناوين توضيحي در مورد هر عنوان بگيريد. Computer management را با تايپ کردن compmgmt.msc در جعبه متن Run و فشردن Enter اجرا کنيد. اين برنامه را مي توانيد از Adminestrative tools موجود در منوي Start (و شايد در All programs) پيدا کنيد. اگر Adminestrative tools را نداريد، روي لبه بالاي منوي Start کليک راست کنيد، انتخاب کنيد Properties و سپس به ترتيب Custumize و Advanced را پيدا کنيد و از پايين قسمت Start menu items، نمايش آنرا فعال فرماييد. حال که Computer management را اجرا کرده ايد، کمي درباره آن براي  قسمت System tools: o قسمت Event viewer: اطلاعات جالب و·شما توضيح خواهيم داد:  در عين حال کاملي از پيامهاي مختلفي که شما از سيستم خود گرفته ايد، از Crash گرفته تا اتصال به يا disconnect شدن اينترنت و مطلع شدن از کارهايي که ويندوز انجام داده يا قصد انجام آنها را داشته است از ضبط کردن registry به نيت Backup تا تلاش براي به روز کردن ساعت کامپيوتر شما از روي سايتهاي ساعت روي اينترنت. قصد نداريم در مورد آن اينجا توضيحي بدهيم، با Double click مي توانيد اطلاعات بيشتري در مورد پيام بگيريد. استفاده اصلي آن هنگامي است که به سراغ رايانه اي مي رويم براي تعمير نرم افزاري آن و قصد داريم مثلاً ببينيم از ديروز که اين سيستم خراب شده بوده است چه برنامه هايي از آن Crash مي کرده اند و يا بخواهيم ببينيم ساير کاربران کامپيوتر ما چه مدت به اينترنت متصل بوده اند و ... o قسمت Shared folders: اين قسمت بستگي به ساختار سيستم شما دارد و دستکاري آن را زياد توصيه نمي کنيم. با فرض اينکه از NTFS استفاده مي کنيد (اگر نمي کنيد، اشتباه مي کنيد! با استفاده از دستور Convert به NTFS بپيونديد) پيشنهاد مي کنيم تعداد کاربران همزمان مجاز را بر حسب نياز از Maximum allowed به 1 يا 2 کاهش دهيد. o قسمت Local users and groups: در اين قسمت کاربران و گروههاي تعريف شده روي رايآنه خود را خواهيد ديد. اگر شما هم مثل خيلي از دوستان اهل ويندوز 2000 که به سراغ XP آمده اند جاي خالي امکان تعريف کاربر از انوع Power users، Backup operators و مانند آنها را حس کرده باشيد و تعجب کرده باشيد که چرا ويندوز XP در ظاهر اين امکانات را ندارد، از اينجا مي توانيد اين امکانات را  در قسمت•مورد استفاده قرار دهيد. توضيح بسيار خلاصه برخي از امکانات اينجا:  users، با double click روي اسم يک کاربر و آوردن قسمت General مي توانيد اسم و مشخصات کاربر را تغيير دهيد. مربعهايي که در قسمت General مي بينيد امکانات خوبي به  در•شما مي دهد که معناي آنها با دانستن مقدمات زبان انگليسي کاملاً مشخص مي شود.  قسمت users، با double click روي اسم يک کاربر و آوردن قسمت Member of مي توانيد با Add او را به عضويـت گروه ديگري درآوريد و يا با Remove او را از گروهي خارج کنيد. هر گروهي به وي امکانات خاصي مي دهد و گروه Administrators تمامي حقوق را به وي مي دهد که دادن آن به کسي بجز خودتان توصيه نمي شود. براي افزودن گروه، پس از کليک روي Add، روي Advanced کليک فرماييد و سپس با کليک روي Find now خواهيد ديد که ليست تمام گروههاي موجود روي سيستم را براي شما به نمايش در مي آورد و به شما اجازه مي دهد بدون حفظ بودن دقيق آن اسامي به هدف خود برسيد. توضيح گروهها را در قسمت Groups جلوي اسم گروهها يآ با Double click روي آنها مي توانيد ببينيد. راه ديگر اين کار استفاده از Add در منويي است که با Double click روي اسم يک گروه ظاهر مي شود. در اين حالت هم با کليک روي Find now خواهيد ديد که ليست تمام کاربران تعريف شده روي سيستم را براي شما به نمايش در مي آورد و به شما اجازه مي دهد بدون حفظ بودن دقيق  دوستان علاقمند به شبکه از ديدن قسمت Profile که با•آن اسامي به هدف خود برسيد.  double click روي اسم يک کاربر در قسمت users ظاهر مي شود هم لذت خواهند برد و سايرين هم ممکن است از گذاشتن يک script براي ديگران لذت ببرند ;-) o قسمت Device  قسمت·manager: همان Device Manager موجود در قسمت System از Control Panel است.  Storage: o قسمت Disk defragmenter نيازي به توضيح ندارد، پيشنهاد مي شود هر از چند گاهي از آن استفاده نماييد. o قسمت Disk management: يکي از مهمترين قسمتها و بهترين راه براي Partition بندي، تغيير Partitionها، رفع مشکلات پديد آمده در Partition بندي و موارد مشابه است. اگرچه Diskpart قابل اجرا از درون cmd يا run بسيآر قدرتمند است، اما استفاده از آن دشوار است و استفاده از Fdisk هم به هيچ عنوان پيشنهاد نمي شود (هرچند که متاسفانه در اکثر آموزشگاهها به دليل ناآگاهي اساتيد کماکان Fdisk به عنوان تنها روش آموزش داده مي شود). اما نحوه استفاده از اين قسمت را به دليل کمي خطرناک بودن آن چندان توضيح نخواهيم داد و از کاربراني که تا اين لحظه نحوه کار با Fdisk يا Partition magic يا هيچ برنامه Partition بندي ديگري را نمي دانند، پيشنهاد مي شود در حضور استاد کار با آن را فرا بگيرند يا آن را روي يک Hard خالي اجرا کنند که اطلاعاتي را از دست ندهند. به جاي آموزش اين قسمت، به اين نکته اکتفا مي کنيم که از شما بخواهيم روي همه چيز از شکلها گرفته تا نوشته ها کليک راست Mouse کنيد تا به خوبي تمام امکانات را ببينيد. اگر فضاي خالي يا جاي خالي يک Partiton حذف شده روي هاردديسک شما موجود باشد نيز با يک کليک راست روي آن مي توانيد آن را به يک drive تبديل کنيد. o قسمت Libraries: با کليک راست روي اسم درايوها و انتخاب Properties مي توانيد تنظيماتي انجام دهيد که از مهمترين آنها مي توان به قسمت Security اشاره کرد که در آن مي توانيد حق استفاده، کنترل يا  قسمت Services and·تغيير حقها را به کاربران بدهيد يا از آنها بگيريد.  applications: o قسمت Services: انواع سرويسها اعم از سرويسهاي فعال و غير فعال که به شما امکان فعال يا غير فعال کردن آنها، مشاهده سرويسهاي پيشنياز (سرويسهايي که بايد موجود و فعال باشند تا اين سرويس بتواند فعال شود)، مشاهده اطلاعاتي در مورد آن سرويس و امکانات ديگري مي دهد. o قسمت Indexing service: اگر اين سرويس روي فايلهاي شما اعم از Local يا فايلهاي مربوط به رايانه شما به عنوان يک web host نصب شده باشد مي توانيد از اينجا براي جستجو در آن يا مشاهده وضعيت آن استفاده کنيد. قسمت Internet information services: اطلاعات مربوط به سايت، ايميل، FTP و هر آنچه به اين سرويس مربوط از تنظيمات آن گرفته تا وضعيـت فعلي آن است.

Powered By
  BLOGFA.COM