استراتژیهای استفاده زمان
* طول مدت مطالعه را تعیین کنید
آیا 50 دقیقه برای شما مناسب است؟ معمولا بعد از چه مدت مطالعه احساس خستگی می کنید؟
بعضی از افراد به وقفه های مکرر در حین مطالعه بنا به دلایل مختلف نیاز دارند.
دروس مشکل تر هم به وقفه های مکرر بیشتری احتیاج دارند.
ببینید بهترین طول مدت مطالعه برای شما چقدر است و در برنامهریزی به آن توجه کنید.
* به طور هفتگی برنامههای بلندمدت خود را بازبینی کنید.
* تکالیف خود را اولویت بندی کنید.
موقع مطالعه، عادت کنید تا همیشه از مشکل ترین درس یا تکلیف شروع کنید.
* حتیالامکان مکان مطالعه عاری از عوامل حواسپرتی برای خود انتخاب و یا ایجاد کنید.
برای بیشترین تمرکز
* از "زمانهای مرده" استفاده کنید.
در مورد استفاده از زمان هنگام قدم زدن، رانندگی کردن و ... برای مطالعه فکر کنید.
* قبل از شروع کلاس مطالب درس را مرور کنید.
* بلافاصله بعد از کلاس محورهای صحبت استاد را مرور کنید.
(احتمال فراموشی در صورت مرور نکردن بیشتر از 24 ساعت بسیار زیاد است)
محاسبه کننده تکالیف دانشگاه مینسوتا را ببینید.
ضوابط و معیارهایی برای برنامهریزی خود در نظر بگیرید که نیازهای درسی و غیردرسی شما را پوشش دهد.اصول کمکی موثر در برنامهریزی:
* تهیه لیست کارهایی که میخواهید انجام دهید(To Do list)
کارهایی که می خواهید انجام دهید را بنویسید و بعد تصمیم بگیرید که در آن لحظه چه کاری را می خواهید انجام دهید و چه کارهایی را به تعویق بیندازید.
* برنامهریزی روزانه/هفتگی
قرارهای ملاقات، کلاسها و جلسات را به ترتیب زمان وقوع بنویسید.
قبل از اینکه به خواب بروید مطمئن شوید که برای روز بعد آماده اید و وقتی که بیدار می شوید ببینید چه کارهایی را در پیش دارید.
* برنامهریزی بلندمدت
از یک جدول ماهانه استفاده کنید تا برنامهریزی روزانه برای شما آسان شود.
سایت مهارتهای مطالعه و یادگیری توسط Joe Landsberger به عنوان یک منبع عمومی/آموزشی رایگان نوشته و راه اندازی شده است. مطالب این سایت تاکنون به 28 زبان زنده دنیا ترجمه و در دسترس شمار زیادی از افراد در نقاط مختلف دنیا قرار گرفته است. بخش فارسی این سایت توسط احمد عزیزی، نيكو شامخي و سامان در حال ترجمه و تكميل است. حق استفاده، طبع و نشر مطالب این سایت به عنوان یک راهنمای مطالعه و یادگیری در محیط های آموزشی و هر جایی که به آموزش افراد کمک می کند
خلاصه:یا نیاز دارید که زمان خودتان را بیشتر برنامه ریزی کنید ؟
آیا می خواهید بیشتر و بهتر و و کاراتر از قبل عمل کنید؟
آیا وقت زیادی را برای انجام کار کم هدرمی دهید؟
آیا وقت زیادی برای کاری می گذارید اما آن را نمی توانید تمام کنید ؟
اینها و صدها سوالات مشابه دیگری وجود دارند که شاید در ذهن شما باشد .
ما در این مقاله برآنیم تا 11 مورد ازمهمترین نکات مهم را که در مدیریت زمان مطرح است را برایتان بیان کنیم.
نکات زیادی در این مورد گفته شده است .اما ویژگی خاصی که این مقاله نسبت به دیگر مقاله ها دارد زود بازده بودن آن است و اینکه در مدت زمان اندک نتیجه فوق العاده بگیرید.
مقدمه:
توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد برآن داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حد اکثر استفاده را از زمان موجود ببرید .
نکات کاربردی مدیریت زمان عبارتند از:
1)بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است .
همان طور که می دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم . ما هرگز نمی توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می توانیم با برنامه ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم . همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه ریزی کنیم .
2) پیدا کنید که در کجا زمان هدر می رود .
ما نمی توانیم ادعا کنیم که کاملا" از زمان خود استفاده می کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه جو.یی کرده ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.
3) هدفهایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند .
توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می شود که اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض می کند . اولین قدم در مدیریت زمان ، زمانی حاصل می شود که اوقاتی که هدر می دهید را از برنامه خود حذف کنید . اگر بتوانید زمانی را که هدر می دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته اید .
4) یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید .
یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویتها ی خود را در آن بنویسید و بعدا"این اولویتها و هدفها را مرتب کنید و تنظیم وقت کنید واولویتهای غیر ضروری را حذف کنید . آنها یی که بلند مدت اند و آنهایی که کوتاه مدتند و زود بازده اند را مشخص کنید و به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی راکه در مدیریت زمان مهم است را، دربرداشته باشد وطرح را طوری تهیه کنید تا ،دست یافتنی باشند تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید . مثلا" فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی برداری کنید .
الگو برداری کنید اما کپی برداری نکنید .
تهیه طرح باعث می شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.
5) از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید .
از سخت افزارها و نرم افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما" استفاده کنید . مثل Out look
این نرم افزار باعث می شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه های خود را به طور روزانه ، هفتگی ، و یا ماهانه ، در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه هایتان برسید .
یکی از کارهایی که زمان بر است پاسخ دادن به نامه هایی با موضوع یکسان است این نرم افزارقادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه ها را انجام دهد . وبه عنوان دستیار حرفه ای برای شما کار کند.
6) کارهای خود را اولویت بندی کنید .
اولویت بندی همان طور که گفته شد.برایتان مهم است . و باعث می شود اولین و آخرین اولویتهای برنامه ای و کاری خود را بدانید .
7) تفویض اختیار کنید .
همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید . هیچ وقت پیشتازی و تکروی نکنید . کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آنها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید .
هیچ وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید.
8) کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید .
این بند در واقع ادامه بند هفت است هر چقدر کارها تکراری باشد، اینکه بتوان خیلی راحت به دیگران واگذار شود بیشتر است .
9) محدوده زمانی تعیین کنید .
بعضی از کارها هستند که بسیار وقت گیرو تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه ها و...
به همین دلیل روزانه حداکثریک ساعت برای پاسخ دادن به نامه ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.
10) مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است .
اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایلها ی کامپیوتری خود می کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید . یک سیستم مدیریت فایل باعث می شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری ، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید .
همچنین با برنامه ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می توانید فقط به اطلاعاتی که نیازبه دسترسی دارید ،دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه ها و اطلاعات در گیر نکنید .
11)وقت خود را با منتظر شدن بیهوده، هدر نکنید .
هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند.مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید .
مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید .
نتیجه گیری:
با پیروی از اصول مدیریت زمان ،مهار زمان را می توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خودرا هماهنگ سازیم و از دوباره کاریها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهمترین سرمایه زندگی هر فرد می باشد جلوگیری کنیم .
مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است،که با کوشش و پیروی از اصول فوق الذکر بتوانید آنها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید،واز وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.
گام موثر برای شروع مدیریت زمان
خلاصه:آیا شما هم به این فکر میکنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهایتان داشتید؟ آیا به این فکر میکنید که کاش میتوانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری بپردازید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت که فکر میکنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
اگر با دیدن تیتر چشمهایتان برق زد خوشحال باشید. در ادامه 11 قانون طلایی مدیریت زمان را که برگرفته از این مقاله فوقالعاده است با هم مرور خواهیم کرد.
11 گام موثر برای شروع مدیریت زمان
پنجشنبه, شهریور 26م, 1388 | فرهنگ دیجیتال, نوشته های خارج از صفر و یک, گیک
آیا شما هم به این فکر میکنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهایتان داشتید؟ آیا به این فکر میکنید که کاش میتوانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری بپردازید؟ آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟
مدیریت زمان عنوان مهارتی است که به شما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهید و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشوید. اما به دست آوردن این مهارت که فکر میکنم تک تک ما به شدت دنبال آن هستیم خیلی ساده نیست.
اگر با دیدن تیتر چشمهایتان برق زد خوشحال باشید. در ادامه 11 قانون طلایی مدیریت زمان را که برگرفته از این مقاله فوقالعاده است با هم مرور خواهیم کرد.
یک/ باور داشته باشید مدیریت زمان یک افسانه است!
خوب این خیلی عنوان خوبی برای اولین قانون یک مقاله درباره مدیریت زمان نیست. اما شما که نمیخواهید خود را گول بزنید؟ برای شروع باید باور داشته باشید شما به هیچ عنوان نمیتوانید مدیریت زمان داشته باشید!
در واقع یک روز فقط و فقط 24 ساعت است و این 24 ساعت هم خواه ناخواه میگذرد. شما به جای تلاش برای مدیریت زمان، باید «خودتان را مدیریت کنید» برای انجام به موقع کارها. این راز بسیار مهم شما را وادار میکند به شخصیت خودتان دقیقتر بشوید.
دو/ به دنبال جاهایی بگردید که زمان را تلف میکنید.
اولین قدم این است که به دنبال سارقین زمان بگردید. ببینید کجا وقتتان به صورت نادرست هدر میرود و شما نمیتوانید از آن زمانها استفاده مناسبی در جهت بهرهوری ببرید.
خیلی وبگردی الکی میکنید؟ همیشه تلفن میسوزانید؟ به خداوندگار SMS تبدیل شدید؟ برای وقتگذاری کارتونهایی مانند فوتبالیست ها را هم نگاه میکنید؟ انتظار هم دارید وقت کم نیاورید؟ بحث طولانی میشود، برای همین توضیح روشهای محاسبه وقت مصرفی برای کارهای روزمره را به نوشتههای بعدی موکول میکنیم.
سه/ برای تلاشهایتان برای مدیریت زمان هدف بگذارید.
یادآوری میکنم، توجه مدیریت زمان روی تغییر رفتارهای شماست و نه تغییر زمان [گام شماره یک]. یکی از بهترین جاها برای شروع این تغییر رفتار تلاش برای حذف جاهایی است که وقت شما الکی تلف میشود [گام شماره دو]
برای مثلا یک هفته سعی کنید یک هدفی بگذارید و حتما هم انجامش بدهید. نگاه نکردن برنامه عمو پورنگ که سخت نیست! هدف میتواند نزدن SMS برای یک هفته باشد.
چهار/ برنامههای مدیریت زمانتان را اجرایی و گسترده کنید.
این شاید یک جورهایی با گام شماره سه از یک رده باشند. شما توانستید یک هدف را برای یک مدت محدود تنظیم کنید و به آن عمل کنید. در این گام شما باید یک خورده به خودتان فشار بیاورید. نترسید به ذخایر چربی شما آسیبی وارد نمیشود.
شما کمکم باید این زمانهای محدود را افزایش بدهید و در عین حال تعداد اهداف را هم زیاد کنید. برای مثال برای یک ماه نه SMS بزنید. نه برنامههای وقتگیر و بعضا وقت تلفکن تلوزیون را نگاه کنید. نه وبگردی بیهوده کنید و نه …
طبیعتا وقتی قدم سوم را با موفقیت برداشتید با کمی تلاش این قسمت را هم میتوانید پشت سر بگذارید. هر چند شاید خیلی ساده به نظر نرسد!
پنج/ از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید.
خوب بدیهی است که حتی یک برگ کاغذ هم میتواند ابزار مدیریت زمان باشد، اگر شما کارهایتان را مرتب و منظم روی آن بنویسید و تحلیل کنید. در حقیقت قسمت مهم کار هم همین جاست.
چه نرم افزارهای بسیار پیشرفته و چه Outlook ساده همه میتوانند شما را در رسیدن به مقصودتان کمک کنند. مهم این است که شما خودتان بتوانید به نوبه خودتان کمک کنید. با استفاده از ابزارهای زیادی که وجود دارد زمان بندی روزانه خودتان را بنویسید و کلاهتان را قاضی کنید ببینید کجای کار را اشتباه کردید و کجاها را هم درست رفتید. پشت گوش نندازید خیلی زود عیب و ایرادهای کارتان را متوجه میشوید.
میاننوشت: اگر شما در سایت یا وبلاگتان چنین ابزارهایی را معرفی کردهاید برای اضافه شدن به این مقاله لطفا اطلاع بدهید.
شش/ بیرحمانه اولویت بندی کنید.
ممکن است شما 10 تا کار داشته باشید. آیا شما انسانی هستید که بتوانید در یک لحظه هر 10 کار را انجام دهید؟ اگر میتوانید انسان نیستید. فرشتهای چیزی هستید احتمالا!
کارهایتان را اولویتبندی کنید. مسلما به کارهایی برمیخورید که سریعتر باید انجام شوند یا کارهایی که اگر عقب بیافتند ضرر بیشتری را به شما تحمیل میکنند. یادتان باشد اگر اشتباه اولویتبندی کنید ضرر میکنید پس برای جلوگیری از آسیبهای زمانی هم که شده است بیرحم و خشن باشید.
هفت/ «به دیگران محول کردن» را یاد بگیرید.
این بیشتر برای بیزینس و مدیریت تجاری کاربرد دارد اما میشود به زندگی شخصی هم تعمیمش داد. مهم نیست شرکت شکت چقدر کوچک است؟ بزرگ است که بحثش کلا جداست!
شما مدیر شرکت هستید و نه کسی که بخواهد همه فن حریفی خود را به رخ دیگران بکشد. سعی کنید یاد بگیرید چطور بار کارها را میان افرادی که سوپروایزر یا سرپرستشان هستید تقسیم کنید. Decide To Delegate یک منبع انگلیسی خوب برای آشنایی با مبانی تقسیم کار به این سبک است.
هشت/ یک برنامه روزمره تنظیم کنیم.
یک برنامه روزمره برای خودتان درست کنید. برای مثال فکر کنید صبح که بیدار شدید کار شماره یک را بکنید ( مثلا ایمیل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنید ( مثلا رفتن به بانک برای امور مالی ) و … در آخر هم یک برنامه جمعبندی داشته باشید
[گام شماره پنج ].
در مواقع پیدایش بحرانهای زمانی اگر بتوانید هر چه بیشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانید، کمتر دچار مشکل میشوید. حالا شما کمکم به یک مدیر زمان موفق تبدیل میشوید.
نهم/ عادت بدهید به قرار دادن زمانهای محدودی در میانه فعالیتها
خودتان را عادت بدهید بین کارهایی که میکنید یک زمان محدود هم در نظر بگیرید برای یک سری کارهای خاص. بگذارید مثال بزنم.
شما نمیتوانید کل روز را به ایمیل جواب دادن بگذرانید. ولی میتوانید بین فعالیتهایتان زمانهای کوتاه 15 دقیقهای به پاسخ دادن به Email اختصاص بدهید. همان 15 دقیقه هم باید اصولی پاسخ داد و بیجهت ایمیل چک کردن را کش نداد! یک زمانی قصد داشتم یک راهنمای سریع ایمیل پاسخ دادن هم بنویسم ولی از آنجایی که حدس میزنم اکثر شما تعداد ایمیلتان بسیار کم ( مثلا 7 یا 8 ) در روز باشد زیاد کاربردی نمیشود.
دهم/ مطمئن بشوید همه چیز مرتب و منظم است.
از کودکی همیشه به ما یاد دادهاند که هر چیز را که بر میدارید سر جای خود بگذارید یا همه چیز را در جای مناسب خود قرار دهید اما ما وقتی کمی مشغولیت پیدا میکنیم دیگر این دو اصل را فراموش میکنیم. برای مثال همیشه به دنبال فایلها در کامپیوتر خود میگردیم در حالی که اگر یک بار آنها را در کامپیوتر مرتب کرده بودیم و نظم بخشیده بودیم دیگر هر بار این همه دچار اتلاف وقت نبودیم. همین را تعمیم بدهید به چیزهای دیگر در محیط کار.
نظم و ترتیب بزرگترین عامل در جلوگیری از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زیردستان خود ( مثلا به بچهها وقتی مادر آنها هستید یا کارگران وقتی سرکارگر هستید ) یاد دهید چگونه با نظم در بهینهسازی وقت کل سیستم یاریگر باشند.
یازدهم/ وقتتان را طوری تنظیم کنید که اسیر انتظار نشوید.
شما میتوانید به مطب دندان پزشک تان بروید و منتظر بمانید تا وقت ویزیتتان برسد. اما راستش را بخواهید شما اصلا نیازی ندارید بروید آنجا و با انگشتهایتان بازی کنید یا مجلاتی بخوانید که تاریخشان حداقل برای سال 85 است.
با موبایل یا PDA یک لیست از کارهایی که باید بکنید درست کنید. برای یک زن خانهدار این میتواند خرید مایحتاج، تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهای خانه، رفتن دنبال بچهها یا کارهایی از این دست باشد که بعضا بسیار وقتگیر هم هست.
حالا خیلی راحتتر هستید که طوری برنامهریزی کنید در صف یا انتظار نایستید یا حداقل از قبل بتوانید پیشبینی درستی از شرایط پیش رو داشته باشید. تکنولوژی به کمک شما میآید.
دیگر شما هستید که باید تلاش کنید این 11 گام را به ترتیب در زندگی پیاده کنید و تاثیرات شگفتانگیز آن را در طولانی مدت ببینید. اگر ببینم به چنین پستهایی علاقه دارید ( با بررسی Share و Likeها و نظرات محبتآمیز شما ) این مبحث را هم سعی میکنم بیشتر توی این وبلاگ پیگیری کنیم.
شما هم میتوانید از تجربیات خود در زمینه مدیریت زمان برای ما بنویسید و به عنوان پست مهمان برای انتشار در اینجا ارسال کنید [اطلاعات بیشتر درباره پست مهمان]
زمان را مدیریت نکنید. خودتان را مدیریت کنید ای اربابان ثانیهها
+ نوشته شده در چهارشنبه بیست و دوم دی ۱۳۸۹ساعت 10:31 توسط داود حمیدی
|
